Ensivaikutelma on erittäin tärkeä – eikä vähiten silloin, kun asiakkaasi ottavat yhteyttä yritykseesi. Mutta jos et vastaa, mitä he saavat? Toivottavasti ammattimaisen tervetuliaisviestin. Näin se onnistuu!
Tervetuliaisviestin merkitys
Tervetuliaisviesti on äänite, joka soitetaan, kun joku soittaa yritykseen, hänelle kerrotaan aukioloajat ja hänelle esitetään erilaisia vaihtoehtoja, joiden avulla hänet voidaan yhdistää oikeaan edustajaan. Tervetuliaisviestiä on helppo pitää itsestäänselvyytenä, mutta se on tärkeämpi kuin monet ymmärtävätkään. Sen lisäksi, että se antaa soittajalle tärkeitä tietoja, kuten aukioloajat, se myös viestittää, kuka olet (tai ainakin miltä näytät) yrityksenä. Älä aliarvioi ensivaikutelmaa!
Suuri yritys voi vaikuttaa epärehelliseltä, jos nauhoitettu tervetuloviesti on meluisa, persoonaton tai sisältää virheellistä tietoa. Pieni yritys voi sitä vastoin vaikuttaa suurelta ja ammattimaiselta, jos sen viesti on harkittu ja miellyttävä.
Vielä pahempaa on, jos tervetuloviestiä ei ole lainkaan. Silloin asiakas saattaa epäillä, onko hän tullut oikeaan paikkaan. Vaarana on, että asiakas soittaa toiselle yritykselle, ja olet menettänyt sopimuksen. Jotta näin ei kävisi, tässä on kahdeksan vinkkiä, joiden avulla voit tallentaa ehdottomasti parhaan tervetuliaisviestin.
8 vinkkiä loistavaan tervetuliaisviestiin:
1. valmistelu ennen tallennusta
Jos suunnittelet etukäteen, mitä aiot sanoa, viestistäsi tulee selkeämpi ja säästät aikaa, koska uusintakierrosten riski pienenee. Kirjoita käsikirjoitus, johon voit palata, jos olet epävarma tai kadotat langan.
On tärkeää, että viestisi on selkeä ja että käytät yksinkertaista kieltä. Älä käytä monimutkaisia sanoja ja oleta, että kaikki suoraan kuuntelevat ymmärtävät ja tietävät helposti, mitä valintoja tehdä. Pyri myös pitämään se lyhyenä. Yksi temppu on lukea käsikirjoituksesi ääneen. Silloin huomaat, tuntuuko se luonnolliselta ja helpolta, ja voit mitata, kuinka kauan lukemiseen menee aikaa, ja siten tietää, tuntuuko se liian pitkältä.
2. Ota inspiraatiota muilta
Toisten tekemisiä ei tietenkään pidä kopioida, mutta on hyvä idea ottaa inspiraatiota muilta. Kuuntele muiden yritysten tervetuloviestejä, erityisesti samalla alalla toimivien yritysten. Mitä he sanovat, mikä toimii? Onko jotain, mikä erottuu vähemmän hyvänä, esimerkiksi sanamuodon, tunnelman tai valikkovalintojen osalta?
3. kohderyhmille räätälöinti
Jos sinulla on ostajapersoonat tai äänensävyoppaat, nyt on aika ottaa ne esiin. Tavoitteena on nimittäin räätälöidä viesti kohderyhmälle mahdollisimman hyvin. Mitä asiakkaasi haluavat kuulla ensimmäisenä? Myymälän aukioloajat vai verkkosivustosi URL-osoitteen? Mitkä elementit ovat kohderyhmän kannalta olennaisimpia, jotta niitä voidaan korostaa viestissä?
4. Älä unohda aukioloaikoja
Aukioloajat ovat monille ihmisille olennainen osa tervetuliaisviestiä, ja asiakkaat yleensä pyytävät niitä. Ilmoita siis selvästi aukioloajat, jotta soittaja tietää, milloin puhelinvaihde on suljettu. Älä myöskään unohda yleisiä vapaapäiviä, ja halutessasi voit mukauttaa tervehdysviestin kausiluonteiseksi ja antaa esimerkiksi ainutlaatuisen viestin jouluksi ja toisen kesäksi.
5. Pidä tämä mielessäsi, kun puhut viestiä.
Jotta viesti menisi perille, sinun on pidettävä mielessä kolme asiaa: puhu kovaa, selvästi ja hitaasti. Se ei saa koskaan tuntua kiireiseltä, ja on olemassa vaara, että tärkeät tiedot jäävät huomaamatta, jos puhut liian nopeasti.
6. Älä missaa huoneen luonnetta.
Parhaan laadun saat äänittämällä tervehdysviestin akustisesti käsitellyssä huoneessa, kuten ammattilaisstudiossa. Jos tämä ei ole mahdollista, varmista, että mahdollisimman paljon ympäristömelua jää pois. Et halua, että kollegan soittoääni tai kahvinkeitin pilaa hyvän otoksen.
7. Tarvitaanko muutoksia?
Kuuntele viesti, kun olet valmis. Oliko se hyvä? Kuulostitko luonnolliselta? Kuulitko häiritseviä taustaääniä? Jos ei, äänitä uudelleen, kunnes olet tyytyväinen. Pyydä rohkeasti myös jotakuta muuta kuuntelemaan ja antamaan palautetta.
8. Älä unohda muita kieliä
Kansainvälisille yrityksille on yleensä tärkeää olla saatavilla englanniksi, mutta jos sinulla on asiakkaita muista maista, voi olla syytä olla saatavilla useammalla kielellä. Vaikka pyörittäisitkin pienyritystä, voit saada paljon hyötyä tavoittamalla potentiaalisia asiakkaita eri maista. Jos haluat olla tavoitettavissa useilla kielillä, nauhoita viesti, jonka avulla voit ohjata soittajat oikeisiin jonoihin. Esimerkiksi: ”Jos haluat englantia, paina 1. Jos haluat ruotsia, paina 2.
Nyt sinulla on toivottavasti kaikki tiedot, joita tarvitset ammattimaisen tervetuloviestin nauhoittamiseen. Telavoxin avulla oman tervetuloviestin nauhoittaminen on erittäin helppoa – ja paljon muuta. Tutustu siihen, miten intuitiivista yritysviestintäsi voi olla, kun kaikki on yhdessä käyttöliittymässä, katsomalla demomme tai kokeile sitä itse!