Useimmat yritykset voivat hyötyä suuresti puhelujen tallentamisesta, ja joillakin toimialoilla se on jopa lakisääteinen vaatimus. Puhelutallenteen avulla sinun ei tarvitse tehdä muistiinpanoja, vaan voit keskittyä keskustelukumppaniin. Mutta miten se toimii? Entä GDPR?
Kuka hyötyy keskustelujen tallentamisesta?
Puhelujen nauhoittaminen voi auttaa monia ihmisiä työssä, kun he ovat yhteydessä asiakkaisiin, sisäisissä kokouksissa tai haastatteluissa. Mahdollisuus palata esimerkiksi neuvottelupuheluun tai toistaa asiakastapaaminen tarkoittaa, että kaikki hyötyvät palvelusta. Se on luotettava ja jäljitettävissä oleva työkalu, jolla voit nopeasti varmistaa, mitä juuri se henkilö, jonka kanssa puhuit, pyysi. Monille se on myös kätevä ominaisuus viestinnän seuraamiseen.
Joillakin toimialoilla puhelujen tallentamista vaaditaan jopa laissa kaikkien osapuolten suojelemiseksi. Rahoitusala on yksi niistä aloista, joilla osa puheluista on lain mukaan nauhoitettava ja tallennettava. Myös muut ammattilaiset, kuten toimittajat, itsenäiset ammatinharjoittajat ja kouluttajat, käyttävät palvelua laajasti – kätevänä tapana muistaa, mitä haastatteluissa, liiketoimissa ja neuvotteluissa sanottiin. Erityisesti asiakaspalvelu- ja tukihenkilöstö hyötyy puhelujen tallentamisesta asiakastyytyväisyyden mittaamisessa.
Miten puhelutallennus toimii?
Puhelujen tallentamiseen tarvitset ensin softapuhelimen tai muun ohjelmiston, joka tukee puhelujen tallennusominaisuutta. Nykyään monet palveluntarjoajat tarjoavat puhelutallennusta lisäpalveluna tai IP-puhelimiinsa sisältyvänä ominaisuutena, jolloin sekä saapuvien että lähtevien puheluiden tallentaminen kiinteisiin tai matkapuhelinnumeroihin on helppoa.
Mitä laki sanoo puhelujen tallentamisesta
Joillekin toimialoille ja yrityksille puhelujen tallentaminen on välttämättömyys – ja toisille se on lähinnä mukavuus. Oikeus nauhoittaa keskusteluja ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys edes yrityksille, sillä useissa maissa keskustelujen nauhoittaminen ilman kaikkien osapuolten suostumusta on laitonta.
4 luvun mukaan. 9a §:n mukaan [BrB] yksityisten keskustelujen nauhoittaminen on laitonta, elleivät kaikki osapuolet ole tietoisia siitä, että keskustelu nauhoitetaan, ja ellet itse osallistu keskusteluun. Toisin sanoen voit nauhoittaa keskusteluja, joihin osallistut – ja tämä koskee kaikenlaisia keskusteluja. Muista kuitenkin, että keskustelukumppanisi on tiedettävä, että nauhoitat keskustelua. Tallennettuja henkilötietoja on myös käsiteltävä ja käsiteltävä asianmukaisesti tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
Telavoxin menettelyt GDPR:ää ja turvallista puhelutallennusta varten
Ruotsin tietosuojaviranomaisen (IMY), entisen Ruotsin tietosuojaviranomaisen (Datainspektionen) mukaan digitaalisesti tallennettuja äänitallenteita pidetään samoina kuin mitä tahansa henkilötietoja, kuten nimi, osoite ja puhelinnumero. Tämä pätee, vaikka tallenteessa ei mainittaisi nimiä, ja tarkoittaa, että niitä on käsiteltävä tietosuoja-asetuksen turvallisuusvaatimusten mukaisesti. Jos nauhoitus voidaan kuitenkin yhdistää tiettyyn henkilöön, on vielä tärkeämpää, että tietoturva on kunnossa.
Turvallisuutesi on meille tärkeää, eikä kukaan asiaton henkilö saa päästä käsiksi tallennettuihin tietoihin. GDPR:n käyttöönoton jälkeen henkilötietojen käsittelyä koskevia vaatimuksia on tiukennettu, ja Telavoxilla on käytössään menettelyt, joilla varmistetaan käyttäjien ja asiakkaiden yksityisyys.
Tallennettujen puhelujen turvallinen tallennus
Tallennetun puhelun kuunteleminen Telavoxissa edellyttää, että sinulla on oikea valtuutus, jonka järjestelmänvalvoja voi antaa työntekijöille. Käyttäjänä voit kuunnella vain omia puheluitasi. Voit myös määrittää palvelun niin, että vain halutut puhelut nauhoitetaan.
Oikeus tulla unohdetuksi
Kun nauhoitat puheluita, ne tallentuvat automaattisesti kahdeksi vuodeksi, ja nauhoituksista on helppo etsiä etsimäsi puhelu. Jos käyttäjä pyytää, että hänet unohdetaan, voimme korjata asian. Se on osa GDPR-työtämme, ja autamme sinua tarvittaessa poistamaan tämäntyyppiset tiedot.
Puhelujen tallentaminen Telavoxissa
Telavoxissa on erittäin helppoa nauhoittaa puheluita lisäpalvelun ”Nauhoitetut puhelut” avulla. Voit nauhoittaa kaikki puhelut tai osan niistä sekä matkapuhelimen että lankapuhelimen kautta. Puhelut tallentuvat Telavoxiin, ja voit käyttää äänitiedostoja suoraan.
Jos olet olemassa oleva asiakas, voit kaikkien Telavox-palvelujen tapaan kytkeä toiminnon helposti päälle ja pois päältä suoraan Telavox Admin-palvelussa. Kuten muutkin lisäpalvelut, se on tietysti aina täysin sitomaton. Ota yhteyttä Customer Success Manageriin, jos sinulla on kysyttävää.
