Tietoa yrityksestä
GetAcceptin perustivat vuonna 2015 neljä ruotsalaista yrittäjää visionaan yksinkertaistaa tarjous- ja allekirjoitusprosessia ja siten mahdollistaa useampia ja nopeampia kauppoja. Heidän alustansa auttaa yrityksiä jakamaan asiakirjoja ja sopimuksia, automatisoimaan myyntiä sekä räätälöimään viestintää digitaalisessa myyntihuoneessa.
Yritys on kokenut vaikuttavan kasvun: vuodessa heidän pääkonttorinsa työntekijämäärä kasvoi 40:stä 140:een. Yhteensä heillä on yli 200 työntekijää maailmanlaajuisesti. Heillä on toimistot Yhdysvalloissa, Isossa-Britanniassa, Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa ja Suomessa.
Haaste
Johan Krantz on GetAcceptin operatiivinen johtaja. Hän työskentelee kaiken kanssa asiakaspalvelu- ja tukistrategioista työpöytien kokoamiseen.
Louise von Bodungen on toimisto- ja hallintokoordinaattori, mikä tarkoittaa, että hän vastaa kaikesta, mikä liittyy heidän Malmön pääkonttoriinsa.
Jos soitat GetAcceptin Malmön toimistoon, saat valita: haluatko puhua tukiosaston vai toimiston kanssa? Näin sen ainakin oli tarkoitus toimia, mutta heidän edellinen puhelintoimittajansa ei täyttänyt vaatimuksia.
”Mobiilisovellus ei toiminut niin kuin sen piti”, Johan sanoo. ”Kun puhelu tuli, se ei soinut, ja kun yritin vastata, olin irrotettu järjestelmästä.”
Hän selittää, että ihmisten oli pakko istua tietokoneensa ääressä vastatakseen puheluihin. Tämä vaikutti erityisesti Louiseen:
”Edellisellä ratkaisullamme en voinut yhdistää puheluita mobiililla, joten lopulta en vastannut puhelimeen. Se, ettei voinut yhdistää mobiililla, oli hyödytöntä, koska en kulje tietokoneeni kanssa. Pääkonttorimme on 2 300 neliömetriä, ja olen harvoin samassa paikassa.”
Ratkaisu
Louise oli mukana kehittämässä, miten toimistopuhelimen tulisi toimia.
”Käytän melkein yksinomaan vaihdetta mobiilissa, ja sen hallinta on todella helppoa. Pidän siitä, että Telavox-sovelluksessa voi merkitä itsensä varatuksi kokouksessa ja yhdistää vaihteen kalenteriinsa niin, että ne ovat synkronoituja – siitä on minulle suuri apu.”
Telavoxin käyttöönotto tehtiin vuoden 2022 alussa.
”Siirtymä oli sujuva ja vaivaton. Olemme nähneet erittäin suuren parannuksen. Nyt puhelut menevät sinne, minne niiden kuuluukin”, Johan sanoo.
Tulos
Telavoxiin siirtymisen myötä GetAcceptin ongelmat on nyt korjattu, Louise kertoo:
”Vaihto on tehnyt minusta paljon tehokkaamman. Aiemmin olin joko sidottu tietokoneeseeni voidakseni vastata puheluihin, jolloin en voinut tehdä muuta toimistossa, tai sitten missasin puheluita, joita en kuitenkaan voinut yhdistää eteenpäin. Se ei ollut tuottavaa. Se, että voi vihdoin vastata puhelimeen ja yhdistää puheluita, on suuri parannus.”
Myös Johan on huomannut merkittäviä eroja:
”Telavoxilla on vankka vaihde, ja samalla voimme tehdä muutoksia itse. Nykyään meillä on parempi vakaus ja uusia toimintoja, ja mobiilisovellus toimii niin kuin sen pitääkin. Olemme erittäin tyytyväisiä.”
Vaihto on parantanut myös GetAcceptin tukiosaston toimintaa.
”Nykyään meillä on parempi käsitys puheluista. On helpompaa seurata asioita ja voimme palvella asiakkaitamme paremmin.”
Louise toteaa, että heidän edellinen toimittajansa oli häiriötekijä, mutta Telavoxin ratkaisusta heidän ei tarvitse huolehtia:
”Arvostan sovelluksen käyttäjäystävällisyyttä: käyttäjien hallinta ja tietojen muuttaminen tarvittaessa on erittäin helppoa. Se on kätevää ja helpottaa työtäni. Olen todella tyytyväinen, että vaihdoimme Telavoxiin.”