"Meillä oli valmis puhelinvaihde kahdessa tunnissa! Siihen mennessä olimme asettaneet kaikki tekniset asiat, luoneet soittoketjut, kaikki näppäinvalinta valikon vaiheet ja lukeneet sisään kaikki tarvittavat äänivalikot. Kahdessa tunnissa!"
Magnus Rodén
Vanhempi IT-päällikkö, Kicks
Tietoa yrityksestä
Kicks-kosmetiikkaketjun tavoitteena on olla Pohjoismaiden johtava hajuvesi- ja kosmetiikkaketju. Se tarjoaa kosmetiikkatuotteita meikkien, tuoksujen, ihon- ja hiustenhoidon parissa.
Yrityksellä on 2 000 työntekijää, laaja verkkopalvelu ja 250 myymälää Ruotsissa, Norjassa ja Suomessa. Yrityksen liikevaihto on 3 351 miljoonaa Ruotsin kruunua (2019).
Haaste
Magnus Rodén, Kicksin vanhempi IT-päällikkö, oli jo pitkään kyllästynyt yrityksen vanhaan puhelinvaihteeseen. Se oli sekä kallis että monimutkainen hallita. Hän etsi käyttäjäystävällistä viestintäratkaisua koko yritykselle – ratkaisua, jota ei olisi rajattu maantieteellisesti.
”Halusimme yhden toimittajan, yhden järjestelmän ja yhden sopimuksen – kaikkiin Pohjoismaihin. Telavoxin kanssa saimme sen”, hän sanoo.
Ratkaisu
Uusi vaihde 2 tunnissa 6 päivän sijaan
Ensimmäiseksi Kicks luopui vanhasta puhelinvaiheratkaisustaan yrityksen palvelupisteen osalta. Sen jälkeen Magnus asensi uuden puhelinvaihteen itse yhdessä Telavoxin projektipäällikön Henrik Svedbergin kanssa.
”Meillä oli valmis puhelinvaihde kahdessa tunnissa! Siihen mennessä olimme asettaneet kaikki tekniset asiat, luoneet soittoketjut, kaikki näppäinvalinta valikon vaiheet ja lukeneet sisään kaikki tarvittavat äänivalikot. Kahdessa tunnissa!”
Magnus huomauttaa, että mahdollisuus hallita kaikkia puhelinvaihteen osia itse ilman odotusaikoja tai kalliita konsultin tunteja merkitsee valtavaa säästöä sekä ajassa että rahassa.
Kun Magnus tajusi, kuinka paljon resursseja järjestelmän vaihtaminen vapauttaisi, päätös siirtyä Telavoxiin oli helppo.
”Kysyin huvikseni vanhalta toimittajaltamme. Hän kertoi, että vastaavan valmistamiseen kuluisi noin 150 tuntia”, hän sanoo.
Uusi äänivalikko 2 minuutissa 2 viikon sijasta.
Telavoxin avulla Kickin palvelupiste voi nyt hallita kytkimiä itse. Tämä on alentanut kustannuksia, lisännyt tehokkuutta ja lisännyt arvostettua joustavuutta.
”Aiemmin jouduimme käyttämään toimittajaa esimerkiksi IVR-viestien korvaamiseen. Se oli kallista ja vei aikaa, usein useita viikkoja. Nyt palvelupisteemme voi nauhoittaa omat viestinsä muutamassa minuutissa”, Magnus sanoo.
Hän nostaa esiin useita kohtuuttomia tilanteita, joita syntyy, kun et pysty hallitsemaan omaa puhelinvaihteesi ja äänivastauksiasi ilman apua. Saatat esimerkiksi haluta nauhoittaa viestin kampanjan mainostamiseksi.
”Aiemmin meidän piti varata studio. Se maksoi joka kerta vähintään 16 000 kruunua viestiä kohti. Mutta kun studio oli vapaa, kampanja oli usein jo ohi”, Magnus sanoo.
Nykyään kaikki viestit nauhoittaa Kicksin työntekijä – henkilö, joka esiintyy myös yrityksen mainoksissa ja on osa brändiä.
”Alan vanhat jättiläiset eivät yksinkertaisesti ole pysyneet mukana. Niitä rajoittaa se, että ne ovat juuttuneet hankaliin vanhoihin järjestelmiin, eivätkä ne pysty tarjoamaan hyvää asiakaspalvelua”, Magnus sanoo.
"On hienoa, että meillä on yksi toimittaja kaikkiin Pohjoismaihin. Se tarjoaa yhtenäisen kokemuksen sekä meille että asiakkaillemme."
Magnus Rodén
Vanhempi IT-päällikkö, Kicks
Tulos
Tehokas pohjoismainen ratkaisu
Telavoxin avulla Kicks on saanut paremmin hallintaan sekä toiminnot että kustannukset.
”Sekä sopimukset että laskut ovat avoimia ja helposti ymmärrettäviä. Nykyään voimme ennustaa kiinteät kustannukset puhelinvaihteen ja puhelintoiminnan osalta viimeistä kruunua myöten, mikä helpottaa budjetointia huomattavasti”, Magnus sanoo.
Hän on myös erittäin tyytyväinen päätökseen valita yhteinen ratkaisu koko Pohjoismaiden alueelle.
”Tänä päivänä voimme itse tehdä muutoksia vaihteeseen, siirtää lisenssejä ja muuttaa työntekijöiden datamäärää ilman apua, riippumatta siitä, missä maassa he ovat.”
Yksi alusta koko Pohjoismaissa tarkoittaa, että koko yritys toimii nyt samalla tavalla ja samaa käyttöliittymää käyttäen. Tämä helpottaa yhteistyötä ja helpottaa puheluiden reitittämistä eri maiden toimistojen välillä.
”On uskomattoman hienoa, että meillä on sama toimittaja kaikissa Pohjoismaissa. Kaikki on kytketty samaan palveluun. Se tarjoaa yhtenäisen kokemuksen sekä meille että asiakkaillemme.”
