Mando Steakhouse on ikoninen kulttiravintola Malmön sydämessä, jossa on tarjoiltu grillattua pihviä Skomakaregatan 4:ssä vuodesta 1966 lähtien. Kuparinvärisen sisustuksensa, erikoismuotoiltujen huonekalujensa ja kuuluisan Mando-lankkunsa ansiosta Mando on kaupungin instituutio – paikka, jonne sekä turistit että kanta-asiakkaat palaavat nauttimaan klassisen lankkuannoksen ainutlaatuisessa ympäristössä.
Puhelin soi jatkuvasti
Mandossa puhelin oli pitkään eräänlainen stressitekijä. Salihenkilökunta halusi olla salissa, huolehtia vieraista ja luoda upeaa tunnelmaa – mutta samaan aikaan puhelin soi taukoamatta pöytävarausten, aukioloaikakyselyiden tai ravintolan täyttöasteen vuoksi. Kaikkea oli vaikea ehtiä hoitaa, ja monet puhelut jäivät yksinkertaisesti vastaamatta.
”Sitä haluaa olla läsnä täällä oleville vieraille, mutta samalla kuulee puhelimen soivan ja tietää, ettei joku saa vastausta”, sanoo Mando Steakhousen ravintolapäällikkö Ulf Nordvall.
Tämän lisäksi hallinnollinen työ vei paljon aikaa: sähköposteja piti lukea ja vastata, varaukset oli vahvistettava manuaalisesti ja samat kysymykset toistuivat yhä uudelleen.
Telavox AI-vastaanottaja yhdistettynä Caspecoon
Kun Mando kuuli Telavox AI-vastaanottajasta, asenne oli uteliaan odottava. Jo ensimmäisen esittelyn jälkeen se tuntui oikealta ratkaisulta. Nykyään AI-vastaanottaja vastaa Mandon päänumeroon, auttaa vieraita varaamaan pöydän, vastaa yleisimpiin kysymyksiin ja tallentaa varaukset suoraan Caspeco-varausjärjestelmään.
Ulfille yhteys Caspecoon oli keskeinen tekijä monen järjestelmävuoden jälkeen: hän halusi kaiken yhteen paikkaan välttyäkseen useiden eri ratkaisujen kanssa säätämiseltä.
”Se, että AI-varaus menee suoraan Caspecoon, saa kaiken sujumaan, ja meillä on täysi hallinta tilanteesta ilman, että joudumme itse naputtelemaan varauksia sisään”, hän sanoo.
Puhelin on hiljentynyt, mutta oikealla tavalla
Muutos arjessa on huomattu heti. Puhelin soi yhä harvemmin, mikä mahdollistaa salihenkilökunnan keskittymisen vieraisiin, ja läpi pääsevät puhelut koetaan tärkeämmiksi hoitaa. Tunne siitä, että ”seisoo täydessä ravintolassa ja kuulee puhelimen soivan pystymättä vastaamaan”, on suurelta osin kadonnut.
”On todella mukavaa, ettei puhelin soi koko ajan. Se antaa meille paremman työrauhan. Esimerkiksi eilen meillä oli vain yksi puhelu koko päivänä, kun aiemmin se soi yhtenään”, Ulf sanoo.
Tavoitettavissa vieraille vuorokauden ympäri
Ylimääräinen bonus on, että AI-vastaanottaja vastaa myös silloin, kun kukaan ei ole paikalla, esimerkiksi keskiyön aikoihin, jolloin monet alkavat suunnitella seuraavan päivän illallista. Sen sijaan, että puhelu jäisi vastaajaan, vieraat voivat tehdä varauksen heti siinä hetkessä.
”Näen usein, että varauksia tipahtaa sisään kahdentoista, yhden maissa yöllä. Ihmiset istuvat kotona, heille tulee nälkä ja he alkavat suunnitella. Nyt voimme ottaa heidät vastaan silloinkin”, Ulf sanoo. ”On ihanaa tulla aamulla töihin ja nähdä, että varauksia on ropissut yön aikana”.
Yleinen huoli uutta tekniikkaa käyttöönotettaessa on se, miten iäkkäämmät vieraat reagoivat. Mandossa on päinvastoin huomattu, että jopa 70–80-vuotiaat käyttävät mielellään AI-vastaanottajaa juuri siksi, että he saavat edelleen soittaa ravintolaan, aivan kuten he ovat tottuneet.
”Hauskaa on se, että AI-vastaanottaja hoitaa kaikki varaukset koko ikäskaalalla ja että myös vanhempi sukupolvi uskaltaa varata. Se tekee siitä loistavan työkalun ravintolalle”, Ulf sanoo.
Seuraava askel on entistä enemmän hallintaa ja hienosäätöä
Jatkossa Mando odottaa tilastojen seuraamista, tekoälyn saamien kysymysten tarkastelua, vastausten säätämistä ja tiedon lisäämistä tietääkseen, mitä asiakkaat kysyvät. Tavoite on yksinkertainen: tekoälyn on tultava koko ajan älykkäämmäksi ja tarkemmaksi, jotta vieraat saavat entistä parempia vastauksia ja henkilökunta voi käyttää enemmän aikaa siihen, mitä he osaavat parhaiten: huolehtimaan kaikista, jotka astuvat ovesta sisään.
”Niinä harvoina kertoina, kun puhelu yhdistyy minulle, minulta saatetaan kysyä: ’Oletko oikea ihminen?’ Se on vähän hauskaa, silloin tiedämme, että AI-vastaanottaja tekee hyvää työtä, kun he eivät huomaa eroa”, Ulf sanoo leveästi hymyillen.
Lue lisää AI-reseptionistipalvelusta
39 kpl
Mikä johti 169 vieraaseen. AI-vastaanottaja hoiti varaukset.
~80 tkr
≈ 500 kr per varattu vieras. Suorat tulot AI-vastaanottajan kautta tehdyistä varauksista.
27 tuntia
~400 puhelua kuukaudessa AI-vastaanottajan automaattisesti käsittelemänä. Lähes kokonaisen työviikon ajansäästö Mandon henkilökunnalle.