"Vertailimme useita toimittajia, mutta Telavox oli paras vaihtoehto, koska alusta alkaen oli selvää, että tämä yksinkertaistaisi jokapäiväistä elämäämme."
Matti Mäkelä
Kehityspäällikkö
Tietoa Respecta Oy:stä
Respecta Oy on jo yli 25 vuoden ajan ollut luotettava toimija apuvälineteknologian alalla Suomessa. Osana maailmanlaajuista Ottobock-konsernia yrityksen pääkonttori sijaitsee Helsingissä ja sillä on edustus 14 paikkakunnalla ympäri maata, ja se työllistää noin 160 henkilöä.
Monimutkaisesta yksinkertaiseen
Pari vuotta sitten Respecta Oy huomasi, että sen viestintäjärjestelmät eivät aina olleet yhtä tehokkaita kuin sen palvelut. Siksi Respecta Oy:n kehityspäällikkö Matti Mäkelä ryhtyi selvittämään markkinoilla olevia vaihtoehtoja.
”Aiemmin meillä oli melko hajanainen lähestymistapa puhelinpalveluihimme. Matkapuhelimet toimivat yhdessä järjestelmässä, puheposti ja tekstiviestit toisessa, ja asiakaspalvelulla oli oma puhelinvaihteensa. Käytimme ainakin kolmea tai neljää eri alustaa, mikä oli hankalaa sekä hallinnolle että IT:lle.” Matti kertoo.
Pirstaleinen järjestelmä johti tehottomuuteen päivittäisessä työssä. Jopa yksinkertaiset tehtävät, kuten vastaajan päivittäminen tai puhelujonojen muuttaminen, vaativat tarpeetonta manuaalista työtä.
Yhtenäinen ratkaisu Telavoxin kanssa
Respecta Oy päätti hiljattain koota kaiken viestinnän yhdelle alustalle, ja valinta osui Telavoxiin. Telavox teki heti alusta alkaen vaikutuksen yksinkertaisuudellaan ja integrointimahdollisuuksillaan.
”Tutustuimme useisiin toimittajiin, mutta Telavox oli joustavin vaihtoehto. Oli heti selvää, että tämä yksinkertaistaisi toimintaamme.” sanoo Respecta Oy:n kehityspäällikkö Matti Mäkelä.
Telavoxin avulla he voivat nyt yhdistää työpöytä- ja mobiilisovellukset, mikä antaa työntekijöille enemmän joustavuutta siinä, miten he valitsevat puheluidensa käsittelyn. Henkilökunnalle, jolla on läheiset asiakassuhteet, tämä tarkoitti, että he voivat nyt vastata puheluihin suoraan työpöydän kautta, mutta heillä on silti pääsy asiaankuuluviin asiakirjoihin ja järjestelmiin – tämä oli organisaatiolle täysin uutta.
”Työntekijämme voivat nyt vaihtaa vapaasti työpöydän ja mobiililaitteen välillä, mikä on ollut suuri parannus. Se on tehnyt heidän työnkulustaan paljon sujuvampaa.” Matti selittää.
Sujuva siirtyminen ja nopea vaikutus
Telavoxin ratkaisun käyttöönotto sujui ongelmitta ja häiriöt jäivät vähäisiksi. Suurin osa työntekijöistä sopeutui nopeasti uuteen käyttöliittymään, ja IT-osasto arvosti asennuksen helppoutta.
”Nyt meillä on kaikki palvelumme yhdessä paikassa. Hallinnollisesta näkökulmasta se on valtava parannus. Käyttäjien hallinta, puhelinvaihteen toimintojen säätäminen ja uusien numeroiden lisääminen on nykyään paljon helpompaa!” sanoo Matti.
Matti puolestaan käyttää sekä softapuhelinsovellusta puheluihin että hallintaportaalia käyttäjien ja puhelujonojen hallintaan. ”Se on hyvin intuitiivinen ja säästää paljon aikaa”, hän sanoo.
Toinen tärkeä parannus on se, että poikkeukset ja odottamattomat tilanteet voidaan nyt käsitellä helposti.
”Jos kaikki puhelujonossa olevat eivät ole käytettävissä, ongelma on nyt helppo ratkaista. Ennen se oli todella hankalaa”, Matti lisää.
Respecta Oy:n saavuttamat tulokset
Siirtyminen Telavoxiin on tuonut Respecta Oy:lle useita selkeitä etuja:
- Ajan säästö: IT-resursseja on vapautunut ja hallinnollinen taakka on vähentynyt.
- Kustannustehokkuus: Vähemmän toimittajia tarkoittaa alhaisempia kustannuksia.
- Parempi käyttäjäkokemus: Työntekijät voivat nyt vastata puheluihin sekä työpöydän että matkapuhelimen kautta, mikä lisää joustavuutta ja tuottavuutta.
- Puhelutilastot tuovat uusia oivalluksia: Integroitujen raportointi- ja analyysityökalujen avulla johtajat saavat nyt paremman näkyvyyden asiakaspalvelun suorituskykyyn – reaaliajassa.
”Johtajien ei enää tarvitse käydä meidän IT-osastollamme saadakseen raportteja, mikä on valtava etu”, Matti sanoo.
Katse eteenpäin
Respecta Oy odottaa innolla viestintäratkaisunsa kehittämistä edelleen Telavoxin kanssa. Parhaillaan tehdään työtä järjestelmän integroimiseksi sekä Salesforceen että Microsoft Teamsiin, minkä odotetaan parantavan yhteistyötä ja tehokkuutta entisestään.
”Kun saamme integraatiot käyntiin, se kasvattaa liiketoimintaa entisestään”, Matti sanoo.
Yhtiö tutkii myös uusia ominaisuuksia, kuten tekoälyyn perustuvaa transkriptiota, parantaakseen asiakaskokemusta entisestään.
”Pyrimme aina olemaan askeleen edellä”, hän sanoo.
Kun Matilta kysytään, suosittelisiko hän Telavoxia, hän vastaa epäröimättä:
”Ehdottomasti. Se on yksinkertainen, intuitiivinen ja vaatii tuskin lainkaan koulutusta. Telavox on todella yksinkertaistanut viestintäämme ja antaa meidän keskittyä tärkeimpään eli asiakkaidemme auttamiseen.”
Respecta Oy:n matka Telavoxin kanssa osoittaa, miten suuri ero nykyaikaisella ja yhtenäisellä viestintäratkaisulla voi olla. Vähentämällä monimutkaisuutta, säästämällä aikaa ja lisäämällä joustavuutta Telavox on vienyt yritysten puhelinratkaisut aivan uudelle tasolle.
