UCaaS, Unified Communications as a Service, on sateenvarjotermi pilvipohjaisille ratkaisuille, jotka kokoavat yrityksen koko viestinnän yhteen järjestelmään. UCaaS:n avulla saat monia etuja, kuten yhtenäisemmän asiakaskäynnin, alhaisemmat kustannukset ja paremman yleiskuvan.
Mikä on UCaaS (Unified Communications as a Service)?
Unified Communications (UC) tarkoittaa erityyppisten viestintävälineiden yhdistämistä. Kaikki on yhdistetty toisiinsa, jotta voit viestiä kollegoiden ja asiakkaiden kanssa parhaiten puhelimitse, sähköpostitse, chatin tai videopuheluiden avulla. Viestintäkanavien määrä kasvaa jatkuvasti. Siksi on tullut tärkeäksi varmistaa, että kaikki kanavat ovat vuorovaikutuksessa keskenään. Unified Communications tarjoaa edellytykset saumattomalle ja tehokkaalle viestinnälle – sekä ulkoisesti että sisäisesti.
Kuten muillakin tietotekniikan aloilla, myös Unified Communications -palveluissa suuntaus on kohti SaaS (Software as a Service) – eli tilauspohjaisia liiketoimintamalleja. Tämä on synnyttänyt UCaaS:n (Unified Communications as a Service), joka tarkoittaa, että tilaat pilvipohjaisen UC-ratkaisun. Näin vältetään UC:n vanhempiin versioihin aiemmin liittyneet korkeat alkukustannukset. UCaaS:ssä maksat vain todellisuudessa tarvitsemastasi käyttäjämäärästä. Koska UC-alustat ovat nykyään pilvipalveluja, järjestelmät ovat halvempia ja helpompia hallita.
Miksi UCaaS on nykyään tärkeä yrityksille?
Kiinnostus UCaaS:ää kohtaan on kasvanut valtavasti viime vuosina, ja se kasvoi 86 prosenttia pandemian jälkeen. Suuret toimijat, kuten Microsoft Teams, Zoom ja Cisco, lisäävät alustoilleen tuhansia uusia käyttäjiä joka viikko.
UCaaS:n tärkein ominaisuus on juuri se, että puhelin-, mobiili-, PBX-, chat- ja videopuhelut on koottu yhteen järjestelmään. Jotkin UCaaS-palveluntarjoajat tarjoavat myös yhteyskeskusominaisuuksia, kuten puhelujen reititystä ja interaktiivista äänivastausta (IVR).
UCaaS tarjoaa paremman skaalautuvuuden ja joustavuuden, sillä voit lisätä ja poistaa käyttäjiä nopeasti tekemättä laajoja muutoksia infrastruktuuriin. Työntekijöiden elämä helpottuu entisestään, kun voit integroida UCaaS:n CRM-järjestelmääsi tai muihin suosikkitiketti- tai analyysityökaluihin, kuten Power BI:hen. Asiamiehet voivat työskennellä tehokkaammin ja olla läsnä puheluiden aikana, koska he käyttävät samoja työkaluja koko ajan.
Tuloksena on yhtenäinen viestintäratkaisu, joka optimoi puhelinyhteyden, ulkoisen viestinnän asiakkaiden kanssa ja parantaa tiimien ja työntekijöiden välistä yhteistyötä.
8 UCaaS:n keskeistä etua
- Helppo hallinnointi ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
- Johdonmukainen asiakaspolku
- Tehokas viestintä ja parempi asiakaskokemus
- Pienemmät kustannukset ja suurempi joustavuus
- Hyvä yleiskatsaus tilastoihin ja vähemmän vastaamattomia puheluita
- Mahdollistaa etätyön ja paremman sisäisen viestinnän
- Vähemmän turvallisuusriskejä
- Säästä aikaa itsehallinnoinnin avulla
1. helppo hallinnointi ja käyttäjäystävällinen käyttöliittymä
Vanhemmat UCaaS-ratkaisut olivat monimutkaisia asentaa, päivittää ja hallita. Ne vaativat kalliita konsultteja tekemään muutoksia asetuksiin, ja fyysisen järjestelmän kapasiteetti rajoitti kykyä skaalautua liiketoiminnan kasvaessa. Nykyaikaiset ja pilvipohjaiset UCaaS-ratkaisut ovat helppoja ja intuitiivisia sekä asentaa että hallita. Ne myös päivittyvät automaattisesti, joten käytössäsi on aina uusin ohjelmistoversio.
2. Johdonmukainen asiakaspolku
Johdonmukainen ja yhtenäinen asiakaspolku rakentaa luottamusta, lisää myyntiä ja tuottaa asiakastyytyväisyyttä. Yhtenäisen viestinnän avulla voit varmistaa, että viestintä asiakkaidesi kanssa on saumatonta ja sujuvaa – ensimmäisestä yhteydenotosta verkkosivuston, puhelimen tai sähköpostin kautta aina ostamiseen ja asiakastukeen asti. Yhdistämällä esimerkiksi puhelin- ja puhelinvaihteesi CRM-järjestelmiin ja asiakastukeen annat työntekijöillesi optimaaliset mahdollisuudet luoda positiivinen asiakaskokemus.
{{cta(’218fd556-6e56-4d20-9720-1bd484c48962’)}}
3. tehokas viestintä ja parempi asiakaskokemus
Yhtenäisen viestinnän avulla luot perustan tehokkaalle viestinnälle agenttien välillä sekä heidän ja asiakkaiden välillä, ja se on välttämätöntä tuottavuuden ja kasvun lisäämiseksi.
Jos puhelinpalvelu on yhdistetty CRM:ään, agenttisi saavat välittömästi ilmoituksen, kun joku ottaa yhteyttä yritykseesi. Agentti näkee heti tiedot sinuun yhteyttä ottavasta asiakkaasta, kuten hänen nimensä ja yrityksensä, mikä tarkoittaa, että agentti voi tarjota henkilökohtaisempaa palvelua, kuten vastata keskusteluun tervehtimällä häntä nimeltä. Tämä luo luottamusta ja johtaa parempaan asiakaskokemukseen.
4. Pienemmät kustannukset ja suurempi joustavuus
UCaaS sisältää yleensä lisenssipohjaisen liiketoimintamallin, jossa maksat vain todellisesta käyttäjämäärästä. Jos joku liittyy tai lähtee, voit helposti lisätä uusia käyttäjiä tai peruuttaa tilauksia itse. Näin vältät sen, että vanhat tilaukset ”lojuvat” ja maksavat sinulle rahaa vielä pitkään sen jälkeen, kun käyttäjä on siirtynyt uuteen työpaikkaan.
Saat myös paremman yleiskuvan, kun yrityksesi kaiken viestinnän kustannukset on koottu yhteen laskuun.
Kun ihmiset voivat työskennellä missä haluavat, suuria toimistoja tarvitaan vähemmän. Tämä vähentää tietenkin kiinteitä kustannuksia, mutta myös tulostuskustannuksia, koska raportteja ei tarvitse jakaa 17 kappaleena, vaan ne voidaan jakaa digitaalisesti.
Jatka lukemista: Miten jäsentää UCaaS-budjettisi
5. Tilastojen seuraaminen ja vastaamatta jääneiden puhelujen vähentäminen
Unified Communicationsin avulla saat arvokkaan helikopterinäkymän organisaatiosi viestintään. Tiedät aina tarkalleen, miten jonosi toimii – reaaliajassa. Tämä tarkoittaa, että voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä kaikesta osaamisen kehittämisestä ja suunnittelusta henkilöstöön ja aikataulutukseen.
On helppoa kerätä tilastoja kaikesta yritystäsi koskevasta viestinnästä. Tilastojen avulla voit luoda raportteja, integroida Power BI:n kanssa saadaksesi yksityiskohtaisempia tietoja ja seurata palvelutasoa, keskimääräistä odotusaikaa ja vastaamattomia puheluita kojelaudalta. Voit myös tarkastella, miten työntekijäsi käyttävät viestintävälineitään, ja varmistaa sitten, että saat niistä kaiken irti.
6. etätyön ja paremman sisäisen viestinnän mahdollistaminen
Joustavat työajat ja etätyöntekijät ovat yhä yleisempiä. Kun yrityksesi viestintä on pilvipohjaisessa UCaaS-ratkaisussa, kaikki voivat työskennellä missä tahansa, milloin tahansa ja millä tahansa laitteella.
Jotta voit tarjota hyvät työskentelyolosuhteet etänä, tarvitset hyödyllisiä työkaluja, joiden avulla työntekijöiden on luontevaa tehdä yhteistyötä. UCaaS:n avulla kaikki käyttävät samaa alustaa ja työkaluja. Sinulla ei ole ongelmia useiden videopuheluratkaisujen tai asiakirjojen hallintajärjestelmien kanssa, ja älykkäiden profiilien avulla näet aina, ketkä työntekijät ovat aktiivisia, lounaalla tai sairaana kotona.
7. vähemmän turvallisuusriskejä
Digitaalinen työpaikka, jossa on tehokas digitaalinen strategia, pienentää myös turvallisuusriskejä. Kun voit seurata ja mitata paremmin, voit myös havaita kyseenalaista käyttäytymistä ja siten havaita turvallisuusuhat ennen kuin niistä tulee vakavia. Toinen digitaalisten työpaikkojen etu on se, että paperille tulostetaan vähemmän materiaalia. Moni ei ymmärrä, että se voisi muuten päätyä vääriin käsiin niinkin yksinkertaisen asian kuin yrityksen roskien kautta.
8. Säästä aikaa tekemällä paljon itse
Järjestelmänvalvojat voivat käyttää samaa käyttöliittymää puheluvirtojen ja tilastojen hallintaan, käyttäjien lisäämiseen tai poistamiseen ja paljon muuta. Voit hallita useimpia tehtäviä itse, joten sinun ei tarvitse luottaa niin paljon palveluntarjoajan tukeen. Kaikki käyttäjät voivat hallita käytettävyyttään ja asettaa tilansa, jolloin näkyy esimerkiksi, ovatko he käyneet lounaalla vai ovatko he kotona sairaana.
Löydä oikea UCaaS-tarjoaja
Palveluntarjoajan löytämisessä ei luultavasti ole vaikeuksia, sillä markkinoilla on runsaasti ratkaisuja. Sinun kannattaa kuitenkin olla tarkka ja löytää UCaaS-ratkaisu, joka sopii parhaiten liiketoimintaasi. Alla on muutamia vinkkejä, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun valitset eri palveluntarjoajien välillä.
Ota tämä huomioon, kun valitset UCaaS-toimittajaa:
- Luettele tarvitsemasi toiminnot ja vaatimukset esimerkiksi videoneuvottelu- ja yhteistyövälineitä varten sekä se, mitä uskot tarvitsevasi tulevaisuudessa. Varmista, että valitsemasi palveluntarjoaja pystyy toimittamaan tarvitsemasi.
- Jos etätyöskentely on tärkeää, varmista, että ratkaisu tarjoaa vankat mobiilitoiminnot ja että työntekijät saavat saman kokemuksen riippumatta siitä, missä he työskentelevät ja mitä laitetta he käyttävät.
- Etsi UCaaS-palveluntarjoaja, joka on sitoutunut suojaamaan järjestelmääsi ja panostaa viestintätietojen salaukseen.
- Skaalautuvuus on ratkaisevan tärkeää hyvässä UCaaS-ratkaisussa. Yritä löytää palveluntarjoaja, jonka avulla voit lisätä tai poistaa työkaluja sitä mukaa kuin haluat.
Yhteenveto: Yhtenäisen viestinnän edut
Unified Communications as a Service on tie eteenpäin yrityksille, jotka etsivät mahdollisimman ihanteellista tapaa viestiä. UCaaS-ratkaisut ovat nykyään vankkoja, pilvipohjaisia, helposti käyttöönotettavia ja halvempia kuin perinteiset UC-ratkaisut. Näet välittömiä parannuksia siinä, miten työntekijäsi voivat kommunikoida keskenään ja miten asiakkaat voivat olla kanssasi vuorovaikutuksessa. Kun saat yksityiskohtaista tietoa siitä, miten asiakastukitiimisi toimii, sinulla on myös erinomainen perusta asiakaspalvelun parantamiseen.
UCaaS tarjoaa valtavia mahdollisuuksia esimerkiksi pankki- ja rahoitusalalla, vähittäiskaupassa, logistiikassa ja terveydenhuollossa. Sekä sähköisen kaupankäynnin yritykset että fyysiset myymälät hyötyvät suuresti UCaaS:ään siirtymisestä.