Kun asiat kärjistyivät hyvin nopeasti keväällä 2020 Covid-19:n myötä, monet yritykset joutuivat käymään läpi työpaikan pakollisen ja hyvin suunnittelemattoman digitalisoinnin. Tämä aiheutti monia erilaisia haasteita ja yhtä paljon vaihtelevia tuloksia ratkaisuista. Monet yritykset kamppailevat edelleen tiensä löytämisen kanssa.
Intro
Kun Covid-19-pandemia pyyhkäisi ympäri maailmaa, yritysten oli tehtävä nopeita muutoksia pitääkseen tuotannon käynnissä. UCaaS on käsite, joka on tullut monille tutuksi viime aikoina. Tässä UCaaS-asiantuntijamme Felipe Leiva Telavoxin pilvimyyntiosastolta opastaa, miten voit luoda parhaat edellytykset tiimisi etäyhteistyölle.

Mitä UCaaS on ja miten se auttaa yrityksiä?
UCaaS (UC) on sateenvarjotermi pilvipohjaiselle ratkaisulle, joka kokoaa kaikki yrityksesi viestintävälineet yhteen järjestelmään. Sinun ei tarvitse olla tekemisissä useiden eri palveluntarjoajien kanssa eikä hallinnoida eri järjestelmiä. Telavoxin viestintäalusta on hyvä esimerkki UCaaS-ratkaisusta, jossa asiakkaamme voivat helposti ja kätevästi viedä toimistonsa kotiin ja jatkaa työskentelyä normaalisti. Kaikki, mitä normaalin työpäivän hallintaan tarvitaan, on yhdessä sovelluksessa.
UC:n perusversio voi tarkoittaa yrityksen puhelin- ja PBX-puheluiden, sähköpostin, chatin ja videopuheluiden yhdistämistä yhdelle alustalle.

Onko sinulla vinkkejä yrityksille, jotka haluavat tehostaa viestintää etätyöntekijöiden kanssa?
On tärkeää määritellä etätyöskentelyn edellyttämä viestintä. Sinun on varmistettava, että käytössäsi oleva teknologia vastaa tarvetta. Viestintätapasi on toimittava myös ulkoisesti. Ei ole mitään järkeä kehittää ohjeita ja toimintatapoja, jos kaikki eivät pysty kommunikoimaan tyydyttävästi, jos teknisiä edellytyksiä ei ole olemassa.
Monissa tapauksissa yrityksessä on tarjolla monenlaisia ratkaisuja. Videoneuvottelu on yksi tällainen esimerkki. Ei ole harvinaista, että sama yritys käyttää etäkokouksiin eri videopalveluja riippuen siitä, mihin osastoon kuulut. Sama pätee asiakirjahallintaan. Jotkut käyttävät tiedostojen jakamista pilvipalvelussa, kun taas toiset lähettävät asiakirjoja edelleen sähköpostitse.
Joka tapauksessa on tärkeää varmistaa, että ratkaisut ovat kaikkien saatavilla ja että yrityksessä noudatetaan kurinalaisuutta. Luo selkeät, yksinkertaiset ja avoimet viestintäkanavat. Tämä edistää avoimuutta ja kannustaa työntekijöitä ottamaan yhteyttä toisiinsa.
On tärkeää tehdä selväksi, miten, milloin ja mihin viestintäkanavia käytetään. Saatat haluta hoitaa virallisemman dokumentoinnin sähköpostitse, kun taas rennompi viestintä tapahtuu Slackin tai Teamsin kautta.
Sisäinen opas voi auttaa vähentämään epäselvyyttä siitä, mitä ja missä työntekijöiden pitäisi julkaista. Jos tiimisi käyttää eri viestintävälineitä yhteistyöhön (kuten Microsoft Teams tiedostojen jakamiseen tai Slack chattiin), kerro siitä heti kaikille tiimin jäsenille.

Säästääkö UCaaS rahaa?
Epäilemättä! Monet raportit osoittavat, että huono viestintä vahingoittaa organisaatiota. Tutkimuksen”The Poor Cost of Communications” (Viestinnän huonot kustannukset)mukaan 400 yritystä, joilla kullakin on 100 000 työntekijää, menettää keskimäärin 62,4 miljoonaa dollaria vuodessa huonon viestinnän vuoksi työntekijöille ja työntekijöiden välillä. Ja vaikka pienyrityksesi olisi murto-osa tutkimuksen kohteena olleiden yritysten koosta, huono viestintä vaikuttaa myös sinun yritykseesi.
Mitä vähemmän erilaisia ratkaisuja ja järjestelmiä tarvitaan, sitä kustannustehokkaammaksi se tulee. Kun puhelinpalvelut (kiinteät ja matkapuhelimet), video- ja telekonferenssit, chat ja keskusteluryhmät yhdistetään samalle alustalle, laskuja tulee vähemmän ja työntekijöiden työpäivä on sujuvampi ja saumattomampi. Se johtaa myös osallistavaan kulttuuriin, kun viestintä on helpommin kaikkien ulottuvilla.
Teknologian yksinkertaisuus on sen toimivuuden edellytys. Jos erilaisia ratkaisuja on liikaa ja käyttäjän tekniselle tietämykselle asetetaan liian suuria vaatimuksia, on suuri vaara, että etäviestintä epäonnistuu.
Useimmat ratkaisut aiheuttavat kustannuksia, jotka on otettava huomioon. Onko kaikilla yrityksessä samantyyppinen lisenssi? Miten punnitset kustannuksia ja hyötyjä? Kokoamalla kaikki nämä tekijät yhteen paikkaan voit helpommin varmistaa, että kaikki kommunikoivat samoilla ehdoilla.
Lisäksi yritykset hyötyvät myös taloudellisesti siitä, että ne pystyvät vähentämään vuosittain tapahtuvien työmatkojen kustannuksia.

Mitä tapahtuu yrityksille, joilla ei ole tai jotka eivät hanki tehokkaita digitaalisia viestintävälineitä? Jäävätkö ne jälkeen?
2000-luvun alussa noin 50 prosentilla ruotsalaisista oli internet-yhteys kotona. Nykyään luku on 98 prosenttia. Tämä tarkoittaa, että lähes jokainen ruotsalainen voi kommunikoida koko maailman kanssa muutamalla näppäimen painalluksella. Digitalisaation ansiosta voimme myös viedä työmme kotiin ja olla tuottavia etänä. Ja niille yrityksille ja organisaatioille, jotka ovat jääneet jälkeen, coronavirus-kriisi on ollut herätys – niiden on ollut pakko ryhtyä kriisitoimenpiteisiin ja ottaa nopeasti käyttöön digitaalisia ratkaisuja.
Mitä kauemmin odotat dynaamisina ja muuttuvina aikoina tarvittavien muutosten tekemistä, sitä vaikeammaksi se käy. Ota asia esille. Selventäkää tavoitteet. Aseta kohtuulliset odotukset. Lähde liikkeelle arvon luomisesta kaikille. Aseta määräajat ja työskentele samaa tavoitetta kohti.
Voisiko UCaaS-ratkaisun tarjoaminen työntekijöille olla etu työnantajabrändäyksen kannalta?
Ehdottomasti! Kaikki kehittyy jatkuvasti toimialasta riippumatta, erityisesti teknologian maailmassa, jossa trendit muuttuvat nopeasti. Monet asiat, joita pidämme kotona itsestäänselvyyksinä, haluamme, että ne toimivat samalla tavalla myös työpaikalla. Nuoremmat sukupolvet tulevat ”modernimmin” silmin. Tämä asettaa työnantajille paineita pysyä ajan tasalla ja ymmärtää, mitä työntekijät tarvitsevat tehdäkseen työnsä tehokkaasti.
Tulevaisuuden teknologisten edellytysten seuraaminen ja luominen on selvästi eduksi, kun on kyse työnantajabrändäyksestä ja houkuttelevan työpaikan luomisesta. Yrityksille ja organisaatioille on ratkaisevan tärkeää pysyä kilpailukykyisinä. Sen avulla ne voivat palkata oikean henkilön tehtävään ja tiimiin sen sijaan, että ne luottaisivat siihen, kuka asuu lähimpänä. Se tarjoaa myös pääsyn uuteen tietoon ja monimuotoisuuteen.
Kuinka tärkeää on, että ratkaisu on avoin integraatioille?
Telavoxin ja Gartnerin, maailmankuulun IT-analyytikkofirman, joka julkaisee arvokkaita teollisuusraportteja, hiljattain käymässä keskustelussa analyytikot mainitsivat, että integraatioista on tullut yksi UCaaS-palveluntarjoajan valintaan vaikuttavista tekijöistä. On tärkeää, että osoitamme ymmärtävämme asiakkaiden tarpeita – etenkin yritysasiakkailla on usein useita alustoja liiketoimintatarpeitaan varten. Useat alustat aiheuttavat monimutkaisuutta sekä IT-päälliköille (monia järjestelmiä asennettavaksi, käyttäjiä koulutettavaksi ja tuettavaksi) että käyttäjille, joiden on vaihdettava eri käyttöliittymien välillä.
Jos haluat säästää aikaa ja rahaa ja lisätä yrityksesi tehokkuutta, älä vaihda sovellusten välillä, vaan hanki ratkaisu, joka pystyy integroitumaan muihin järjestelmiin!
Monista ratkaisuista on tullut yhä käyttäjäystävällisempiä, mikä on hyvä asia. Mutta se asettaa käyttäjille myös vaatimuksia, joiden mukaan heidän on pystyttävä hoitamaan useimmat asiat itse. Voisiko tästä olla haittaa asiakkaalle?
Itse asiassa Gartner on juuri käsitellyt tätä asiaa. He mainitsivat esimerkiksi, että yksi Microsoftin heikkouksista on tuen puute. Se luottaa siihen, että jälleenmyyjät tarjoavat tällaista tukea asiakkailleen. Joskus se toimii, mutta kyseessä on kolmas osapuoli ja välikäsi, joka ei aina välttämättä tunne tuotetta hyvin. Siksi tuen laatu voi vaihdella paljon.
Telavoxilla on myös asiakastoimintaosasto, jonka tehtävänä on auttaa asiakkaitamme. Sinulle nimetään alusta alkaen Customer Success Manager, jolla on kokonaisvastuu toimituksista, koulutuksesta, johtamisesta, kehittämisestä ja ennakoivien ratkaisujen tarjoamisesta asiakkaille. Telavoxin viimeisin asiakastutkimus osoittaa, että Customer Success Manageriemme tarjoama palvelu on arvostetuin palvelu erityisesti suurten yritysten keskuudessa.
Onko sinulla jokin konkreettinen esimerkki asiakkaasta, joka on tehostanut liiketoimintaansa UCaaS:n ansiosta?
Kyllä, niitä on monia. Kaikille niille on ominaista ja ne ovat menestyneet pääasiassa valvonnan avulla. Investoimalla yhteiseen viestintäalustaan saat täysin erilaisen yleiskuvan kustannuksista ja organisaatiosta. Hallitset pieniä muutoksia, jotka usein vaativat pitkiä puhelinjonoja operaattoreille ja maksavat sekä aikaa että rahaa. Nähdä kollegoiden saatavuus – milloin he lähtevät tai aloittavat. Tieto siitä, että voit tehdä useimmat asiat itse ilman ulkoisen palveluntarjoajan osallistumista. Siksi ihmiset ylipäätään valitsevat Telavoxin, ja vastaus siihen, miksi meistä on tullut niin suosittuja, on käyttäjäystävällisyys.
Pandemia on nopeuttanut Gleerupin digitaalista matkaa.
Gleerups kehittää digitaalisia työkaluja ja on ollut Telavoxin asiakas vuodesta 2013. Elisabeth Lennartsdotter on Gleerupsin myynti- ja markkinointipäällikkö, ja hän kertoo, että heidän kynnyksensä järjestää digitaalisia kokouksia, sekä sisäisiä että ulkoisia, katosi nopeasti tänä keväänä.
”Pandemia on ehdottomasti nopeuttanut siirtymistä yhä enemmän digitaalisesti johdettuun liiketoimintaan. Emme todennäköisesti palaa enää samalle tasolle, jolla liikematkustaminen oli ennen pandemiaa. Suurin osa kokouksistamme toimii yhtä hyvin digitaalisesti.”
Elisabeth sanoo, että Telavoxin ansiosta siirtyminen oli helppoa lyhyessä ajassa.
”Siirtyminen kaikkien työntekijöiden toimistojen siirtämiseen kotiin tai ajan jakamiseen toimisto- ja etätyön välillä on ollut erittäin sujuva prosessi. Kaikki olivat jo tottuneet Telavoxiin. Vastaanottovirkailijallamme on pilvipalvelun kytkentä tietokoneellaan olevassa sovelluksessa, joka on yhteydessä Telavoxiin pilven kautta.”
Telavoxin pilvipalvelu helpottaa Lundin yritysten etätyöskentelyä.
Lundissa sijaitsevan ohjelmistoyritys Limen teknologiajohtaja Martin Bergille on ollut helpotus, että Telavoxin pilvipohjainen viestintäratkaisu on ollut heidän käytössään näinä aikoina. Hänen mukaansa se voi olla yrityksille suuri apu koronaviruksen puhkeamisen aikana.
”Pohjoismaissa olemme päässeet pitkälle pilvipohjaisten ratkaisujen kanssa ja olemme jo tottuneet etätyöhön. Tämä koskee myös Lime Technologiesin työntekijöitä mahdollisuuksien mukaan palvelusta riippuen. Mutta jos meidän on lähetettävä kaikki kotiin, se ei ole ongelma Telavoxin pilvipohjaisen ratkaisun ansiosta. IT-osasto voi käyttää ja hallita kaikkea etänä, ja sama pätee asiakastukeen ja moniin muihin osastoihin”, Martin sanoo.
Turvallisuuden pitäisi olla helppoa.
Vaikka Lime Technologies työskentelee etätyönä, sen ei tarvitse tinkiä tietoturvasta, joka on ohjelmistoyritysten ensisijainen tavoite. Martinin mielestä on tärkeää säilyttää tasapaino ja olla joustava – työntekijöiden on voitava työskennellä kotoa käsin ja käyttää tietokoneella tarvittavia työkaluja. Hän haluaa saman lähestymistavan asiakkaisiin.
”Turvallisuuden pitäisi olla yksinkertaista, ja Telavox on tässä asiassa hyvässä vauhdissa. Voit valita kirjautumisen Microsoft-tilisi kautta, jolloin meillä on keskitetty valvonta siitä, kuka kirjautuu sisään, ja kun ihmiset lähtevät, voimme hallinnoida sitä yksinkertaisella tavalla”, Martin sanoo.
Tiivistelmä
On hyviä syitä siihen, miksi yhä useammat yritykset valitsevat UCaaS:n. Jotkin tärkeimmistä eduista voidaan tiivistää seuraaviin kohtiin:
- Hallinnan helppous.
- Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä.
- Sinusta tulee houkuttelevampi työnantaja.
- Tehokas viestintä, parempi yhteistyö ja avoimuus.
- Pienemmät kustannukset ja parempi näkyvyys.
Miksi valita Telavox UCaaS-tarjoajaksi?
Telavoxin ainutlaatuisella UcaaS-alustalla on ollut suuri vaikutus Pohjoismaiden markkinoilla. Ratkaisu koostuu pilvipalvelupörssistä, mobiilisovelluksesta ja käyttöliittymästä, jossa on puhelinyhteys, chat, videoneuvottelu, tilastotyökaluja ja integraatioita muihin järjestelmiin.
Telavox pystyy käsittelemään sekä tietotekniikkaa että televiestintää, ja se on myös yksi suurimmista toimijoista B2B-sektorilla. Näin asiakkaamme tarvitsevat vain yhden toimittajan. Keskitymme vahvasti matkapuhelimiin kaikissa puhelin- ja UcaaS-palveluissa. Järjestelmänvalvojat pääsevät nopeasti ja helposti alkuun sovelluksen kanssa ja voivat hallita käyttäjiä, kustannuksia ja tietoturvaa yhdessä portaalissa sen sijaan, että heidän pitäisi kirjautua useisiin järjestelmiin.
Telavoxin avulla käyttäjät voivat hyötyä automaatiosta, paremmasta asiakaspalvelusta ja tehokkaista yhteistyövälineistä, jotka vahvistavat sekä sisäistä että ulkoista viestintää.
Nämä ovat Telavoxin parhaat UcaaS-ominaisuudet
IP-puhelinpalvelut ja pilvipohjainen PBX joita voit hallita helposti sovelluksessa.
Videoneuvottelut integroidulla puhelin- ja videoneuvotteluratkaisulla. Asennusta ei tarvita. Ulkopuolisten osallistujien ei tarvitse asentaa erityisiä ohjelmistoja, vaan he voivat liittyä suoraan verkkoselaimestaan.
Puhelinneuvottelut johon voit helposti kutsua ulkoisia ja sisäisiä osallistujia.
Integraatiot useiden Microsoftin järjestelmien, kuten Teams, Azure Active Directory, Power BI ja Microsoft 365, kanssa sekä integraatioita muiden alustojen, kuten Google G Suit, Freshdesk, Zendesk, Hubspot ja Salesforce, kanssa.
Softphone – Käytä tietokonetta puhelimena. Se on halpa ja helppo päivittää!
Yhteyskeskus – yksi sovellus sekä asiakasviestintään että sisäiseen yhteistyöhön. Contact Centre tarjoaa ominaisuuksia, jotka parantavat asiakaspalvelijoiden toiminnallisuutta, sekä tilastollisia ja paljastavia tietoja siitä, miten henkilöstöä ja työvoimaa voidaan suunnitella paremmin vastaamaan asiakkaiden tarpeita.
Passiivinen puhelutallennus Tallenna kaikki tai osa puheluistasi sekä matkapuhelimella että lankapuhelimella.
Tilastolliset välineet reaaliaikaisilla tilastoilla voit seurata jonoja, mikä voi auttaa sinua parantamaan asiakaspalvelua.
Telavox widget maksimoi asiakastukesi verkkosivustolla ja helpottaa keskustelua asiakkaidesi kanssa.
Kansainväliset numerot: Telavox voi tarjota numeroita yli 65 maassa ja yli 10 000 paikkakunnalla maailmanlaajuisten kumppaneidensa avulla. Tämä voi entisestään parantaa ratkaisun yhtenäistä käyttökokemusta koko organisaatiossa.