Nykyään monet meistä työskentelevät kotoa käsin, ja siitä on tullut yhä hyväksytympi osa työelämäämme. Mutta miten voimme olla tuottavampia työskennellessämme sohvalta käsin? Paljon riippuu IT-ratkaisusta. Tässä kerromme, mitä työkaluja IT-ratkaisussasi pitäisi olla!
Etätyön muuttuvat edellytykset
Kun Ruotsin tilastokeskus esitteli uusia tilastoja vuoden 2020 lopussa, kävi ilmi, että joka kolmas ruotsalainen työskentelee kotoa käsin vähintään yhtenä päivänä viikossa. Etätyön nouseva trendi johtuu tietysti suurelta osin koronaviruspandemiasta, joka iski maailmaan vuonna 2020. Monet yritykset, joilla oli mahdollisuus sopeutua, päättivät sallia työntekijöidensä työskennellä kotoa käsin. Vaikka monet joutuivat pakotetuksi uuteen työskentelytapaan, se johti siihen, että ymmärrettiin paremmin paitsi muita ihmisiä ja tarvetta tehdä yhteistyötä viruksen leviämisen estämiseksi – myös etätyön vahvuuksia.
Kuten odotettua, ruotsalaiset ja Internet 2020 osoittaa myös etätyön valtavaa kasvua kotoa käsin. Ennen pandemiaa vain hieman yli 2 prosenttia kokoaikaisista työntekijöistä työskenteli kotoa käsin suurimman osan työpäivästään. Nykyään tämä luku on noussut 23 prosenttiin, mikä on yli kymmenkertainen kasvu. Voimme myös nähdä, että 83 prosenttia kaikista kotoa käsin työskennelleistä sanoo, että se on onnistunut hyvin tai melko hyvin. Etätyöskentely on toiminut hyvin suurimmalle osalle, mikä on selvää, sillä yhdeksän kymmenestä pandemian aikana kotona työskennelleestä henkilöstä haluaa jatkaa kotona työskentelyä myös tulevaisuudessa.
Etätyön paremmat tulokset ja terveyshyödyt
Monet etätyötä koskevat tutkimukset osoittavat, että se lisää tuottavuutta ja vähentää stressiä. Se säästää ympäristöä, lisää työntekijöiden lojaalisuutta ja helpottaa työn ja yksityiselämän välisen tasapainon ylläpitämistä. Se luo edellytykset joustavuudelle, mikä myös yleensä saa työntekijät tuntemaan olonsa paljon paremmaksi. Se antaa myös tilaa houkutella lahjakkuuksia maapallon toiselta puolelta.
Työnantajat ovat usein olleet huolissaan siitä, että etätyön tekeminen kotoa käsin johtaa siihen, että he menettävät kontrollin siitä, miten työntekijät työskentelevät. Perinteisesti työnantajat ovat pitäneet kirjaa työntekijöiden työssä vietetystä ajasta. Etätyötä tehtäessä olisi sen sijaan keskityttävä siihen, mitä työaikana tehdään.
Saavutettu tulos on myös parempi mittari kuin toimistotuntien määrä. Johtajien on siis pystyttävä asettamaan selkeät tavoitteet ja määriteltävä, miksi työntekijöiden pitäisi tehdä etätyötä. Kiteytetyt tavoitteet mahdollistavat paremmat kehitysmahdollisuudet sekä yksilölle että koko yritykselle.
Jos tarvitset vielä enemmän vastauksia siihen, miksi etätyö on uusi musta, lue 6 syytä, miksi yrityksesi pitäisi aloittaa etätyö.
Etätyön onnistuminen riippuu paljon tietoteknisestä ratkaisusta.
Monet ihmiset kokevat, että etätyö kotoa käsin on parempi vaihtoehto, kun he tarvitsevat rauhaa ja hiljaisuutta suorittaakseen tietyntyyppisiä tehtäviä, jotka vaativat suurta keskittymistä. Lisäksi pandemian jälkeen tiedämme, että kotoa käsin työskentely on hyvä vaihtoehto, jos on huonovointinen, mutta voi silti riittävän hyvin työskennelläkseen.
Owl Labsin tekem än tutkimuksen mukaan 16 prosenttia maailman yrityksistä sallii työntekijöidensä työskennellä kokonaan etätyönä. Spotifyn kaltaiset yritykset sallivat nykyään kaikkien työntekijöidensä tehdä etätyötä ja työskennellä sen sijaan kotoa, kahvilasta tai loma-asunnosta käsin. Tehokas etätyöskentely riippuu kuitenkin paljon työnantajan tietotekniikkaratkaisusta, sillä muutoin myönteiset vaikutukset eivät välttämättä toteudu, jos teknologia ei ole kunnossa.
4 ominaisuutta, jotka IT-ratkaisussasi tulisi olla
1. chat – niin voitte helposti pitää yhteyttä toisiinne
Chat on täydellinen väline etätyöskentelyyn. Sen avulla on helppo lähettää lyhyitä viestejä ja saada nopeita vastauksia. Voit keskustella kahden kesken tai chat-ryhmissä. Esimerkiksi Telavoxilla olemme luoneet kaikille työntekijöille tarkoitetun chat-huoneen, jossa he voivat saada tietoa yrityksen uutisista.

2. Videokokoukset
Jotta etätyöskentely kotoa käsin toimisi mahdollisimman sujuvasti, useimmat ihmiset tarvitsevat joskus digitaalisia kokouksia. Niistä, jotka työskentelivät kotona vuonna 2020, 9:llä kymmenestä oli digitaalisia videokokouksia – ja jopa 9:n mielestä nämä kokoukset toimivat erittäin tai melko hyvin.
Telavoxin videoneuvottelujen avulla voit järjestää sisäisiä ja ulkoisia kokouksia helposti ja vaivattomasti. Yhdessä kollegoiden kanssa voit aloittaa heti chat-toiminnossamme. Jos tarvitset linkin, jonka avulla voit kutsua ulkoiseen kokoukseen, kopioi URL-osoite ja liitä se puhelinvaihdenäkymästä.
3. mobiilisovellus, kun olet liikkeellä.
Parhaat etäkonferenssit ovat helppokäyttöisiä, helppokäyttöisiä ja parantavat yhteistyötä yrityksen sisällä. Jos käytät matkapuhelinta, tarvitset yleensä vain yhden sovelluksen. Siinä luot yksinkertaisesti kutsun konferenssiin ja lähetät sitten koodin osallistujille. Voit soittaa suoraan sovellukseen lankapuhelimen tai muun matkapuhelimen kautta – sinun ei tarvitse edes käyttää omaa puhelintasi.
4. Älykkäät profiilit – seuraa kollegojen saatavuutta.
Telavoxissa käytämme profiileja, joiden avulla voit kertoa työtovereillesi, missä olet, asiaankuuluvalla tavalla. Näin he näkevät nopeasti, istutko kotona asunnossasi työskentelemässä, oletko joogatunnilla vai lounastapaamisessa.
Tiivistelmä
Kaikki toimialat eivät tietenkään voi soveltaa etätyötä. Mutta jos mahdollisuus on olemassa, on olemassa digitaalisia työkaluja, joiden avulla on helppo työskennellä missä tahansa ja tehdä työtä vähintään yhtä laadukkaasti kuin toimistossa.
Nykyään on saatavilla runsaasti digitaalisia työkaluja, joita tiimisi voi käyttää. Älykkäät digitaaliset työkalut ovat ratkaisevan tärkeitä, jos haluat onnistua etätyöskentelyssä, joten jos haluat auttaa työntekijöitäsi työskentelemään tehokkaammin kotoa käsin, sinun kannattaa tutustua tarkemmin joihinkin näistä.
Telavoxilla on alusta, joka yksinkertaistaa yrityksesi viestintää – sekä kollegoiden että asiakkaiden kanssa. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!