Onko työntekijä irtisanoutunut, jäänyt vanhempainlomalle tai pitkäaikaiselle sairauslomalle? Jos näin on, yrityksen matkapuhelinliittymän peruuttaminen on usein hyvin monimutkainen prosessi. Tässä kirjoituksessa käymme läpi joitakin yleisiä skenaarioita ja annamme vinkkejä haasteiden ratkaisemiseen.
Poistumismenettelyt
Kun työntekijä lähtee, on tärkeää, että yrityksellä on vakiintuneet menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikki tehdään oikein. Offboarding kuitenkin usein laiminlyödään – ja työntekijä lähtee yrityksestä suunniteltua nopeammin jättäen jälkeensä monia avoimia asioita. Eikä vähiten sopimusten ja tilausten osalta.
Työntekijä saattaa jopa ottaa yrityksensä matkapuhelimen mukaansa kotiin, jolloin on vaikea edes seurata, minkälainen liittymä hänellä oli. Siksi on ratkaisevan tärkeää, että yrityksillä on selkeä prosessi irtisanomista varten ja menettelyt, joita on helppo noudattaa sekä esimiehen, työntekijän että IT-päällikön kannalta.
Vinkki: On hyvä aika tarkistaa yrityksen tietoturva, kun joku lähtee. Näin voit päivittää yrityksesi tietoturvan 10 minuutissa.
Kalliit loppulaskut pitkistä sitoumuskausista
Ei ole harvinaista, että jonkun matkapuhelimen yritysliittymästä joudutaan maksamaan ylimääräinen kuukausi tai neljännesvuosi – vain siksi, että et ole irtisanonut sopimusta ajoissa. Pahimmassa tapauksessa liittymä on juuri uusittu tai korvattu, ja joudut maksamaan jopa vuoden tai kaksi lisää! Lopullinen lasku jäljellä olevasta sopimuskaudesta on silloin harvoin miellyttävä näky.
Pitkät, kiinteät sopimukset ovat harvoin eduksi millekään yritykselle – mutta ehkä erityisen riskialttiita niille, joiden henkilöstön vaihtuvuus on suuri tai joiden on laajennettava ja supistettava toimintaansa lyhyin väliajoin.
Entä itse matkapuhelin? Se päätyy yleensä jonnekin laatikkoon, ja yritysten laatikoissa on yleensä aivan liikaa käyttämättömiä matkapuhelimia. Tämä ei ole kestävää taloudellisesti eikä ympäristön kannalta.
Mobiiliyritystilaukset loman tai sairausloman aikana
Jos työntekijä jää esimerkiksi vanhempainlomalle tai pitkäaikaiselle sairauslomalle, myös tämä aiheuttaa haasteita yritykselle. Vaarana on, että joudut maksamaan vuoden tai jopa pidempään liittymästä, jota kukaan ei yksinkertaisesti käytä. Jotkin operaattorit sallivat sopimuksen keskeyttämisen työntekijän poissaolon ajaksi, mikä on etu, sillä näin voidaan säästää itse kustannuksissa.
Haasteena on kuitenkin edelleen se, että puhelut, jotka normaalisti tulevat kyseisen työntekijän kautta, vain loppuvat. Koska monet ihmiset käyttävät yrityksen matkapuhelinta myös yksityisesti, sitä ei ilmeisistä syistä voida yksinkertaisesti luovuttaa sijaiselle loman ajaksi.
Ratkaisu on lisenssit!
Ei ole koskaan toivottavaa, että joudut maksamaan korkeita kustannuksia, koska työntekijän lähdettyä joudut maksamaan pitkiä tilauksia. On kuitenkin useita tapoja välttää tämä – etenkin jos päätät investoida nykyaikaiseen puhelin- ja PBX-ratkaisuun.
Telavox on kehittänyt ratkaisun, jossa tarjoamme yrityslisenssejä sen sijaan, että yrityksen matkapuhelinliittymät sidottaisiin suoraan tiettyyn henkilöön. Voit siirtää lisenssejä vapaasti minkä tahansa työntekijän välillä, ja jokainen työntekijä voi hallita omaa matkapuhelintaan olosuhteiden ja tarpeiden mukaan. Jos olet esimerkiksi vanhempainvapaalla, voit helposti ohjata saapuvat puhelut suoraan puhelinvaihteeseen. Vapaalla oleva henkilö voi sitten äänittää henkilökohtaisen ääniviestin matkapuhelinnumeroonsa ilmoittaakseen, että hän on vapaa. Lue lisää IVR:n (Interactive Voice Response) eduista.
Voit itse hallinnoida puhelimen käyttöoikeuksia ja aloittaa ja lopettaa käyttöoikeuksia haluamallasi tavalla. Lisensseillä ei ole kiinteää voimassaoloaikaa, vaan maksat vain siitä, mitä todella käytät kuukausittain. Jos sinulla on huippusesonki maalis- ja huhtikuussa ja tarvitset lisää asiakaspalveluhenkilöstöä, voit helposti kasvattaa käyttäjämäärääsi 50 käyttäjään pelkästään tuona aikana, vaikka normaalisti sinulla on vain 45 käyttäjää. Voit poistaa lisenssin yhdellä napin painalluksella heti, kun kollega lähtee tai katoaa – ja yhtä helposti käynnistää lisenssin hänen tilalleen tai seuraajalleen kaksi viikkoa myöhemmin.