Nykyään melkein kaikki vievät työmatkapuhelimensa ulkomaille – olipa kyse sitten kahden päivän työmatkasta Itävaltaan tai kolmen viikon lomamatkasta Thaimaahan. Mutta jos et pidä kirjaa matkapuhelimestasi, saatat joutua maksamaan kovan laskun jälkikäteen! Seuraavassa on muutamia vinkkejä siitä, miten voit valvoa yrityskännyköidesi käyttöä ja miksi sinun on kiinnitettävä erityistä huomiota puhelu- ja datakuluihin.
Kymmenen vuotta sitten oli huomattavasti suurempi haaste käyttää huolettomasti yrityspuhelinta ulkomailla kuin nykyään. Vuonna 2017 tuli voimaan roaming-sääntely, joka tarkoittaa, että voit matkustaa minne tahansa EU:ssa ja soittaa ja surffata samaan hintaan kuin Ruotsissa.
Jos olet Saksassa työmatkalla, on yhtä helppoa puhua kollegoiden kanssa Münchenissä kuin soittaa kotiin Malmöön. Nykyään ei siis ole mitään ongelmaa ottaa työmatkapuhelinta mukaan ulkomaille – kunhan pysyt EU:n alueella. Muissa maissa on kuitenkin tärkeää olla tietoinen säännöistä!
Hintojen vaihtelu maittain
EU:n ulkopuolella on maita, joissa on sääntöjä ja operaattoreita, jotka poikkeavat merkittävästi siitä, mihin olemme tottuneet. Joissakin tapauksissa voi olla äärimmäisen kallista käyttää puhelinta lainkaan, riippumatta siitä, soitatko, vastaanotatko puheluja tai surffaatko. Esimerkiksi Venäjällä ei ole harvinaista, että pelkästään puheluun vastaaminen maksaa kymmeniä kruunuja. Siksi on tärkeää olla perillä siitä, mitkä hinnat ja muut ohjeet koskevat juuri sitä maata, johon matkustat – se voi tulla huomattavasti kalliimmaksi kuin arvaatkaan!
Parempi vastaanotto ulkomailla kuin kotimaassa
Vaikka puhelinkustannukset vaihtelevat EU:n ulkopuolella, surffaaminen ja soittaminen on yleensä helppoa. Peittoalue on yleensä erinomainen, samoin ääni. Usein kuuluvuus on myös parempi, kun saavut uuteen maahan, koska kaikki maan operaattorit taistelevat sinusta!
Matkailijoiden ja liikematkustajien saaminen käyttämään niiden verkkoja on tärkeää, mikä tarkoittaa, että ne pyrkivät aktiivisesti sieppaamaan puheluita ja selaamista. Tämä tarkoittaa, että kun matkustat EU:n ulkopuoliseen maahan, sinulla on usein nopeampi ja parempi yhteys kuin EU:n sisällä.
Miten saat yrityskännykät hallintaasi ulkomailla?
Useimmilla yrityksillä on käytännöt siitä, miten usein työmatkoilla olevien työntekijöiden tulisi käyttää puhelimiaan. Parhaimmissa tapauksissa niillä on myös matkapuhelinpalveluntarjoaja, joka voi auttaa säätelemään ja valvomaan, miten puhelinta todella käytetään.
Yleinen ohje on asettaa kansainväliselle datalle raja – eli henkilö voi surffata vain tiettyyn summaan, esimerkiksi 50 euroon asti, minkä jälkeen se loppuu automaattisesti. Jos henkilö ei aktiivisesti suostu jatkamaan surffailua tai ostaa lisää surffailua sopimuksen ylittävältä ajalta, näin vältytään kalliilta yllätyksiltä laskun saapuessa.
Aina ilmainen puhelu wlanin kautta
Pilvipohjaista IP-puhelinratkaisua käyttävillä yrityksillä on lisäetu, joka voi minimoida korkeat kustannukset erityisesti EU:n ulkopuolella. Kun sinulla on käytäntö, jolla säädellään, miten ja milloin puhelinta käytetään ulkomailla, voit säätää, että esimerkiksi lähteviä puheluita voi soittaa vain internetin ja mobiilisovelluksen kautta – koska silloin soittaminen on täysin ilmaista.
Lukuvinkkejä: Miksi yrityksesi tarvitsee puhelinkäytäntöä
Valvontaluvat ulkomailla sen mukaan, kuka matkustaa.
Tietotekniikkapäällikkönä tai yrityksen puhelinpalveluista vastaavana henkilönä on tärkeää myös selvittää, ketkä yrityksessä todella käyttävät matkapuhelinta paljon ulkomailla, ja olla selvillä ohjeista. Hyvällä puhelinratkaisulla voit jopa hallita jokaisen käyttäjän matkapuhelinliittymää erikseen ja määrittää käyttöoikeudet roolin tai käyttöalueen mukaan. Esimerkiksi tukihenkilö ei välttämättä voi käyttää työkännykkäänsä lomalla Sri Lankassa. Tarkastele erityisiä käyttäjämalleja ja määrittele, kenellä pitäisi olla pääsy mihinkin.
Yrityksessäsi saattaa olla 5-10 työntekijää, jotka matkustavat usein työmatkoilla EU:n ulkopuolelle – ja he saattavat usein matkustaa samalle alueelle. Analysoimalla, missä maissa todella käydään usein, voit arvioida, mikä ratkaisu vastaa parhaiten työntekijöidesi tarpeita ilman, että pankki menee rikki. Aikooko myyjä työskennellä Pekingissä kolme kuukautta? Silloin tarvitaan todennäköisesti erityyppinen mobiiliratkaisu kuin jos esimies lähtee ostomatkalle Lontooseen viikoksi!
Vinkki. Puhelinpolitiikka on hyvä tapa valvoa työntekijöiden puhelimen käyttöä sekä toimistossa että ulkomailla. Kuinka kirjoittaa hyvä puhelinkäytäntö.
eSim on ratkaisu toistuvia matkoja varten.
Jos kollegasi matkustavat usein samoihin maihin, voit myös yhdistää tavallisen SIM-korttisi sähköiseen SIM-korttiin, joka on aina kännykässäsi ja jonka voit kytkeä päälle ja pois. Usein on olemassa palveluntarjoajia, jotka ovat hyviä verkkovierailussa tietyissä maissa, jolloin voit soittaa ja surffata edullisemmin hinnoin kuin tavallisella palveluntarjoajallasi. Kun sinulla on tietyn operaattorin e-sim-kortti, voit pitää kustannukset alhaisina ulkomailla ja jatkaa valitsemasi ratkaisun käyttöä kotimaassa. Plussaa on myös se, että työntekijän ei tarvitse vaivautua vaihtamaan fyysistä SIM-korttia joka kerta!
Haluatko tietää, miten voit auttaa työntekijöitäsi käyttämään kännyköitään oikein – ja työskentelemään älykkäämmin sekä sisäisesti että asiakkaiden kanssa? Oppaassamme”Kuinka hallita kännyköitä yrityksessäsi ja välttää kalliit liittymät” annamme sinulle parhaat vinkkimme!