Tietoa yrityksestä
AniCura on johtavien eläinsairaaloiden ja klinikoiden perhe, joka on erikoistunut seuraeläimiin. Yritys syntyi ajatuksesta yhdistää voimavaroja paremman eläinhoidon luomiseksi, ja se perustettiin vuonna 2011 Pohjoismaiden ensimmäisenä eläinsairaaloiden yhdistymisenä. Yritys tarjoaa laajan valikoiman lääketieteellisiä ja kirurgisia palveluja. Euroopassa on 350 eläinklinikkaa ja -sairaalaa, jotka tarjoavat mielenrauhaa lemmikinomistajille korkean saatavuuden ja potilasturvallisuuden ansiosta. Yrityksen 7 500 intohimoista työntekijää hoitaa vuosittain kolme miljoonaa potilasta.
Haaste
AniCura on vaikuttava ryhmä, joka toimii 45 eri toimipisteessä – pohjoisessa sijaitsevasta Sundsvallista etelässä sijaitsevaan Malmöhön. Vuonna 2017 se toteutti tietotekniikkahankkeen, jonka tavoitteena oli muun muassa mahdollistaa klinikoiden tehokkaampi yhteistyö. ”Visiomme on pystyä auttamaan toisiaan alueiden välillä. Jos meillä on asiantuntijoita saatavilla yhdellä alueella, mutta ei toisella, meidän pitäisi pystyä helposti ohjaamaan heidät heidän luokseen”, AniCuran IT-päällikkö Ulf Ståhl sanoo.
Erilaiset kytkentäratkaisut kullakin alueella
AniCuralla oli pitkälti erilaisia kytkentäratkaisuja kullakin alueella. Projektin aikana he pyysivät sekä suuria että pieniä klinikoita laatimaan vaatimusmäärittelyn. ”Tavoitteenamme oli tuoda ne kaikki yhteen yhden ratkaisun alle. Tämä helpottaa klinikoiden välistä yhteistyötä ja on kustannustehokkaampaa”, Ulf sanoo.
AniCuran IT-päällikkö Ulf Ståhl sanoo, että hän on voinut siirtää suuren osan operatiivisesta työstä Telavoxille, jolloin hän on voinut keskittyä ydinliiketoimintaan ja strategiseen työhön. Valokuvaaja: Daniel Nilsson
Vertaillaan monia puhelinpalvelujen tarjoajia
Ennen kuin suuri suunnitelma voitiin käynnistää, AniCura arvioi eri puhelinpalveluntarjoajia. Heillä oli joitakin vaatimuksia: Onko integraatio muiden järjestelmien kanssa mahdollista? Millainen käyttöliittymä on? Onko sovellus intuitiivinen ja käyttäjäystävällinen? ”AniCura kiinnitti huomiota myös toimittajan sitoutumiseen prosessin aikana – olivatko he käytettävissä? Ja mikä oli toimittajan lähestymistapa ja strategia, kun kyse oli järjestelmän käyttöönotosta ja koulutuksesta? Oli tärkeä kriteeri saada tukea siirtymisen aikana”, Ulf sanoo. Olennaisinta Ulfille oli, että toimituksen piti olla mahdollisimman kivuton. ”Se luo työntekijöille turvallisuuden tunnetta. Puhelinten on toimittava, kun huolestuneet lemmikinomistajat soittavat meille. Ja ensivaikutelma on ratkaiseva”
Suuret säästöt siirtymällä pilvipalveluun
AniCuran toimittaja-arvioinnin jälkeen yksi erottui edukseen. ”Otimme kolme testitapausta, sekä pieniä että suuria klinikoita, ja tarkastelimme, kuinka paljon ne soittivat ja niin edelleen. Katsoimme, mitä kustannuksia aiheutuisi vanhojen ratkaisujen päivittämisestä uusilla laitteilla ja pilvipalveluilla. Lopulta valitsimme kuitenkin Telavoxin, koska se tarjosi parhaan hinnan”. Näimme, että pilvipalveluun siirtyminen toi suuria säästöjä, ja Telavoxin ratkaisu tarjosi parhaan vastineen rahalle”, Ulf sanoo.
Ratkaisu
Ulf on erittäin tyytyväinen työprosessiin, jossa siirryttiin vanhoista puhelinvaihdejärjestelmistä pilvipohjaisiin palveluihin. ”Siirtymät ovat aina vaikeita ihmisille, mutta vaikka vanha järjestelmä ei olisikaan täydellinen, ainakin tietää, miten se toimii. Olemme saaneet Telavoxilta paljon apua ja tukea. He kouluttivat työntekijämme järjestelmään, ja jos joku on halunnut kertauskurssin, se ei ole koskaan ollut ongelma”, Ulf sanoo.
Proaktiivinen ja sitoutunut toimittaja
Ulf sanoo, että projekti olisi ollut valtava, ellei Telavoxilla olisi ollut niin ennakoivia ja sitoutuneita projektipäälliköitä ja myyjiä, jotka varmistivat, että kaikki saivat tarvitsemansa – matkapuhelimet vai jopa softapuhelimet? Mitkä tekniset ratkaisut sopivat kullekin klinikalle? Millainen on Wi-Fi-verkko? ”Säästimme paljon aikaa, koska minun ei tarvinnut ajaa projekteja. Telavox on huolehtinut siitä. Sen sijaan olemme voineet omistautua strategiaan ja olla hyviä ostajia. Kaikkiin 45 klinikkaan piti ottaa yhteyttä ja ottaa ne mukaan. Voisimme vain sanoa projektipäälliköllemme Morgan Arnhedille, että nyt on Södertäljen vuoro. Sitten hän soitti klinikan johtajalle, kysyi oikeat kysymykset ja raportoi meille”, Ulf sanoo.
Tulos
Ulf sanoo, että AniCuran siirryttyä Telavoxiin he ovat säästäneet huomattavasti rahaa ja aikaa. ”Arvioin, että olemme vähentäneet puhelinkustannuksiamme noin 30 prosenttia”, Ulf sanoo.
Välittäjiä ei ole
Ulf arvostaa sitä, että Telavox kehittää kaiken itse ja voi siksi olla joustavampi asiakkaita kohtaan. ”On hienoa, että voimme käydä vuoropuhelua varsinaisen kehittäjän kanssa ilman välikäsiä. Kun vierailin Telavoxilla, pääsin keskustelemaan suoraan kehitysosaston kanssa. Integrointimahdollisuus on meille tärkeää. Esimerkiksi se, että Telavoxin sovelluksen avulla voimme integroida potilastietojärjestelmiimme. Tällä hetkellä meillä ei ole räätälöityjä integraatioita, mutta tiedän, että se on mahdollista, Ulf sanoo. Heidän henkilökohtainen projektipäällikkönsä antaa heille myös vinkkejä siitä, miten he voivat vastata asiakkaiden tarpeisiin. ”Keskustelin projektipäällikkömme Morganin kanssa. Miten voimme käyttää tilastotyökalua henkilöstösuunnitteluun? Onko pitkän viikonlopun aikana paljon puheluita? Kuinka pitkiä puhelut ovat? Käytämme kaikkia näitä tietoja varmistaaksemme, että meillä on oikea määrä henkilökuntaa asiakkaiden tarpeiden täyttämiseksi”, Ulf sanoo.
Säästää sekä rahaa että aikaa
Ulf voi suositella Telavoxia muille yrityksille. ”Olemme erittäin tyytyväisiä. Olemme saaneet tarpeisiimme räätälöidyn ratkaisun. Kun vertailimme toimittajia, Telavox oli paljon pienempi investointi. Ei vain dollareissa ja senteissä, vaan myös ajassa ja vaivassa. Innovaatio on vaikuttava, ja avoin käyttöliittymä tarjoaa suuria mahdollisuuksia. Lisäksi Telavox on sitoutunut liiketoimintaamme ja haluaa, että säästämme mahdollisimman paljon rahaa muun muassa joustavien sopimusten avulla.”
Morgan Arnhed, projektipäällikkö, Telavox
”Koko AniCura-hanke on ollut erittäin jännittävä ja ennen kaikkea haastava ensimmäisestä päivästä lähtien. Suhteellisen pitkän prosessin jälkeen, jossa oli mukana monia klinikoita ja start-up-yrityksiä, on uskomattoman tyydyttävää nähdä, että koko AniCura on koottu yhden ja saman ratkaisun alle. Kaikki sairaalat, klinikat ja yhteyshenkilöt, joihin olen ollut yhteydessä, ovat olleet erittäin sitoutuneita ja innostuneita siitä, että saamme vihdoin yhtenäisen pilvipalvelun. Nyt se on vihdoin todellisuutta, ja se tekee minut äärimmäisen onnelliseksi, koska tiedän, että tämä helpottaa AniCuran työntekijöiden elämää huomattavasti.”