Johdanto
Sen lisäksi, että se on halvempi ja tehokkaampi tapa pitää kokouksia, se on myös ilmastotietoinen tapa kommunikoida, koska osallistujat voivat olla missä päin maailmaa tahansa. Voit helposti pitää yhteyttä yrityksesi muihin toimipisteisiin tai pitää asiakastapaamisia muissa maissa asuvien henkilöiden kanssa. Tässä oppaassa tarkastelemme perinteisen etäkonferenssin hyviä ja huonoja puolia sekä vaihtoehtoja nykyiselle ratkaisullesi – jos sinulla on sellainen.

Yleisiä ongelmia etäkonferensseissa
Ensinnäkin sinun on kirjoitettava pitkä koodi, kun liityt neuvottelupuheluun. Saatat saada sen oikein ensimmäisellä yrityksellä, mutta on myös todennäköistä, että jätät yhden tai viisi numeroa käyttämättä. Kansainvälisessä neuvottelupuhelupalvelussa koodi voi olla jopa 42 merkkiä pitkä, joten ei ole yllättävää, jos saat sen väärin. Kun yhteys on saatu muodostettua, puhelun aikana esiintyy viivettä ja ehkä jopa sekaannusta. Tunnistatko itsesi?
Itse asiassa toinen yleinen ongelma on se, että monet ihmiset eivät edes tiedä, että etäkonferensseja on saatavilla! Onnistuaksesi on siis ensin varmistettava, että kaikki yrityksen työntekijät ovat tietoisia siitä, että etäkonferenssiratkaisu on käytettävissä. Sinun on myös varmistettava, että kaikki tietävät, miten prosessi toimii – ei vain sisäisesti vaan myös niiden ulkopuolisten henkilöiden osalta, jotka voivat soittaa paikalle.
Voit esimerkiksi tarjota etäkonferenssin vaihtoehtona jo käyttämässäsi palvelussa tai sovelluksessa. Näin työntekijöiden on helpompi törmätä siihen, vaikka se ei olisikaan heille tuttu. Sen lisäksi, että sovellus on helppo löytää, sen on oltava myös itsessään helppotajuinen ja käyttövalmis.
Eivätkö verkkovideoneuvottelut riitä?
Verkkovideopuheluiden soittaminen on suosittu ja älykäs tapa kommunikoida, erityisesti yksityisesti. Siinä on kuitenkin joitakin haittoja. Ensinnäkin matkapuhelinverkko on optimoitu äänipuheluille, jotka ovat edelleen ylivoimaisesti vakaimpia. Sillä etkö sinäkin ole ollut x määrässä videokokouksia, joissa kuva jähmettyi? Toki on mukavaa nähdä toisiaan, mutta kun kuva jumittuu, se johtaa entistä suurempaan turhautumiseen, joka olisi voitu välttää, jos keskustelut olisi sen sijaan käyty puhelimitse. Ja kokouksissa on usein tärkeää säästää sekä aikaa että energiaa!
Lisäksi ei ole harvinaista, että konferenssin osallistujat myöhästyvät. Jos olet varannut videopuhelun, sinun on oltava tietokoneellasi, jotta voit osallistua konferenssiin. Sinua on yksinkertaisesti rajoitettu, toisin kuin jos konferenssi järjestetään puhelimitse. Silloin kaikki voivat osallistua, vaikka eivät enää olisikaan tietokoneen ääressä.
5 edellytystä onnistuneelle telekonferenssille
1. että se todella tapahtuu
Itse asiassa tärkein edellytys onnistuneelle telekonferenssille on se, että se todella tapahtuu! Vaikka käytettävissä olisi mitä hienoja ominaisuuksia, ei ole väliä, jos työntekijät eivät tiedä ratkaisun olemassaolosta tai jos se on liian monimutkainen käyttää.
2. että se toimii sujuvasti
Kun on aika pitää viime hetken kokous, työntekijät unohtavat aivan liian usein, mihin soittaa tai mistä löytää konferenssikoodin. Suuremmissa organisaatioissa ei ole harvinaista, että konferenssikoodi on tilattava vastaanotosta, ja valitettavasti on yhtä tavallista, että koodin saaminen kestää jonkin aikaa. Vanhat telekonferenssiratkaisut ovat myös yleensä tarpeettoman monimutkaisia.
3. että se alkaa ajoissa
Jos käytät vanhempia, perinteisiä telekonferenssipalveluja, saatat joutua odottamaan pitkään ennen kokouksen alkamista. Vaikka olisitkin varmistanut olevasi ajoissa paikalla, joku muu voi olla myöhässä tai yhteysongelmia voi esiintyä.
4. että ääni on hyvä
Ei telekonferenssia ilman toimivaa ääntä. Viestintä voi toimia hyvin, vaikka kuva olisi ajoittain katkonainen, mutta jos emme kuule, mitä vastapuoli sanoo, se on vielä hankalampaa.
5. verkko on vakaa (jos se on kytketty verkkoon).
Jos puhelinkonferenssi ei tapahdu puhelinverkon kautta, on tietenkin tärkeää, että yhteys on mahdollisimman hyvä. Jos yksi osallistujista on esimerkiksi junassa, olosuhteet eivät ole optimaaliset. Puhelinverkon kautta tapahtuva neuvottelupuhelu on suositeltavaa, mutta verkkokokoukset voivat olla hyvä vaihtoehto, jos olet usein yhteydessä maihin, joihin soittaminen on erittäin kallista, tai paikkoihin, joissa tiedät, että kuuluvuus on yleensä sekaisin.
VINKKI: Jos haluat olla todella varma, että konferenssi toimii oikein, voi olla hyvä idea käyttää kahta ratkaisua samanaikaisesti. Monet asiakkaat valitsevat standardoidun etäkonferenssiratkaisun ja yhdistävät sen sitten Hangoutsin tai Skypen kaltaiseen palveluun. Näin tiedät, että ääni toimii – vaikka kuva jäätyisikin.
Miten Dubaissa järjestettävä puhelinkonferenssi eroaa Yhdistyneessä kuningaskunnassa järjestettävästä puhelinkonferenssista?
Tietenkin puhelinkonferenssi toimii aivan samalla tavalla, jos kommunikoit Dubaissa ja Eskilstunassa sijaitsevan asiakkaan kanssa, mutta on olemassa joitakin esteitä, jotka on voitettava, kun puheluita soitetaan yli kansallisten rajojen.
Aikaerot
Saattaa olla sanomattakin selvää, mutta jos aiot keskustella jonkun kanssa Shanghaissa, sinun on otettava huomioon, mitä kello on siellä, kun ehdotat tapaamista.
Kulttuurierot
Jotta keskustelu onnistuisi, voi olla hyödyllistä pohtia, onko kulttuurieroja otettava huomioon. Voi olla huomattavia eroja siinä, miten muodollisesti ilmaistaan itseään siinä maassa, jossa henkilö asuu, esimerkiksi kannattaa selvittää, onko ok käyttää henkilön sukunimeä vai sopiiko vain etunimen käyttäminen. Voi olla tärkeää olla varovainen käyttämiesi ilmaisujen suhteen, sillä huumori ja slangi eivät aina tule hyvin vastaan.
Tekniset erot
Maiden väliset tekniset erot tulevat selvimmin esiin, jos konferenssi järjestetään verkossa. Yksinkertaisesti sanottuna, mitä huonompi internet, sitä suuremmat haasteet. Ongelmia voi esiintyä myös silloin, jos puhut jollekin palomuurin takana olevalle henkilölle.
Yleensä ongelmia syntyy juuri silloin, kun on kyse suuremmista yrityksistä, joilla on perinteisempi rakenne. Joissakin yrityksissä työntekijöitä on rajoitettu enemmän, ja sekä heidän tietokoneensa että puhelimensa voi olla lukittu esimerkiksi tietyiltä verkkosivustoilta ja ulkomaanpuheluilta.
Kustannukset
Toisilleen soittaminen verkossa on tietenkin ilmaista, mutta jos haluat varmistaa parhaan mahdollisen äänenlaadun, se voi maksaa hieman. Jotkin palvelut tarjoavat kansainvälisiä ilmaisia puhelinnumeroita, toiset eivät. On tärkeää tarkistaa, mitä valitsemasi palveluntarjoaja voi tarjota.
Äänenlaatu
Yleisesti ottaen Shanghain ja Säfflen puhelujen äänenlaatu ei eroa merkittävästi toisistaan. Kun puhut jollekin toiselle puolelle maailmaa, on kuitenkin aina jonkinlainen viive, jota ei voi välttää riippumatta siitä, miten soitat puhelun.
Pidä tämä mielessä, kun valitset telekonferenssiratkaisua.
Puhelimen äänenlaatu on parantunut huomattavasti, ja mahdollisuus kommunikoida yli rajojen on nyt paljon parempi. Koska jokainen yritys on erilainen, etsimäsi ominaisuudet voivat vaihdella, mutta tässä on joitakin seikkoja, jotka kaikkien tulisi ottaa huomioon.
Yksinkertaisuus ennen hienoja ominaisuuksia
Paras ratkaisu on yksinkertaisin ratkaisu. Se, jossa ääni toimii, mutta työntekijät tietävät tarkalleen, miten kutsua ihmisiä konferenssiin tai miten he voivat hypätä puheluun viime hetkellä.
Henkilökohtaiset lisenssit tilausten sijaan
Perinteisten puhelinliittymien sijaan kannattaa etsiä ratkaisu, jossa käytetään lisenssejä, jotka eivät ole sidottuja numeroon tai henkilöön. Sen sijaan, että liittymiä jouduttaisiin peruuttamaan ja ottamaan uusia heti, kun joku lähtee yrityksestä, lisenssejä voidaan siirtää vapaasti.
Henkilökohtaiset koodit
Koodien unohtamisen välttämiseksi paras ratkaisu on usein se, että käyttäjillä on oma henkilökohtainen koodi, joka ei koskaan muutu, ja numero, jota he voivat käyttää soittaessaan – riippumatta siitä, missä päin maailmaa he ovat.
Mahdollisuus sulkea puhelinkonferenssi
Suositeltava älykäs ominaisuus on mahdollisuus sulkea konferenssi, kun kaikki ovat paikalla. Kun näet, että kaikki osallistujat ovat tulleet, voit ”lukita” kokouksen niin, että siihen ei voi liittyä kukaan ulkopuolinen henkilö.

Esimerkki: miten neuvottelupuhelu toimii
Telavox on kehittänyt alustan, joka yhdistää puhelinpalvelun, puhelinvaihteen, chatin ja mahdollisuuden telekonferensseihin. Tässä käymme läpi, miten varsinainen puhelinkonferenssiratkaisu toimii.
Yhteys
Kaikilla käyttäjillä on oma käyttäjätunnus, ja sovelluksessa kaikkea hallitaan tietokoneella tai puhelimella. Syötät vain konferenssisi ja kutsut osallistujat esimerkiksi sähköpostilla tai tekstiviestillä. Kun he ovat valmiita liittymään konferenssiin, pyydät heitä soittamaan numeroosi ja syöttämään henkilökohtaisen koodisi. Kun aika koittaa, liityt itse vain klikkaamalla ”Join”.
Sulje konferenssi
Jos haluat sulkea konferenssin, kun kaikki osallistujat ovat paikalla, poista valinta ”Avaa uusille osallistujille” -vaihtoehdosta.
Konferenssin kustannukset
Yrityksen työntekijöille, jotka soittavat sisäisiä puheluita, puhelu on maksuton. Ruotsissa asuville osallistujille puhelu maksaa saman verran kuin ruotsalainen paikallispuhelu kiinteään numeroon.
Yhteenveto
Puhelin ei ole kuollut – päinvastoin! Vaikka videoneuvottelut ja chat ovatkin suosittuja, GSM-verkko on edelleen luotettavampi äänilähde. Signaali on vakaampi, ja voit varmistaa paremmin, että puhelun aikana kaikki puhujat ovat todella linjalla. Telavoxin pilvipohjaisessa ratkaisussa saatavuus ja käytettävyys ovat keskiössä. Neuvottelupuhelujen hallinnan lisäksi voit keskustella kollegoiden kanssa, siirtää puheluita ja paljon muuta. Sen pitäisi olla yksinkertaista ja helppoa, ja äänenlaatu menee aina hienojen ominaisuuksien edelle. Kaiken lisäksi etäkonferenssiratkaisu on täysin ilmainen.