Miksi tarvitset yhtenäisen puhelinratkaisun koko Pohjoismaihin?

Jaksot

Aloita Telavoxin kanssa jo tänään!

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa tai osta nyt ja koe rajoittamaton liiketoimintakutsu.

Ne teistä, joilla on toimistoja useissa maissa, tietävät, että rajat ylittävä yhteydenpito voi usein olla haastavaa. Eri puhelinoperaattoreiden ja erilaisten PBX-järjestelmien vuoksi on lähes mahdotonta pitää kirjaa siitä, kuka työskentelee minkäkin asian parissa valtameren toisella puolella. Kun käytössäsi on yhtenäinen puhelinratkaisu, joka kokoaa kaikki viestintätarpeesi yhteen alustaan, voit välttää kymmenien eri laskujen, yhteyshenkilöiden ja tukinumeroiden aiheuttaman vaivan.

Johdanto

Tässä oppaassa kerromme, miten voit vähentää kalliita puhelinkustannuksiasi ja lisätä sisäistä tehokkuutta ottamalla käyttöön yhteisen alustan koko organisaatiollesi – sijaitsitpa sitten Lontoossa, Göteborgissa tai Turussa. Ja saat samalla koko joukon tyytyväisempiä asiakkaita!

Lintuperspektiivistä katsottuna neljän ihmisen kädet kokoushuoneessa

Rajat ylittävä yhteistyö – historiallinen haaste

Useissa Pohjoismaissa sijaitsevat yritykset ovat perinteisesti toimineet erillisissä siiloissa, kun on kyse viestinnästä – sekä sisäisesti että asiakkaiden kanssa. Ainoa yhteinen asia on ollut verkkotunnus ja sama sähköpostinhallinta. Muuten viestintä on ollut täysin erillistä kussakin maassa, ja kullakin markkina-alueella on ollut omat operaattorit ja puhelinvaihteet.

Näiden yritysten työntekijät, joilla on harvoin ollut muuta kuin sähköpostiosoite ja puhelinnumero kollegoille rajan toisella puolella, ovat joutuneet sietämään tilannetta. Suora yhteydenpito on vaikeaa, kun ei tiedä, onko kollega lounaalla, kokouksessa vai vapaalla – eikä aikaero helpota asiaa yhtään! Etäisyys on ollut tosiasia, kun ei ole mitään käsitystä siitä, kenellä on sama tehtävä kuin sinulla Tanskassa tai Suomessa, varsinkin kun tapaatte vain kerran vuodessa aloituskokouksessa.

Koska yrityksellä on useita tavarantoimittajia jokaisessa maassa, jossa se toimii, on myös ollut valtava määrä vastuualueisiin, menettelyihin ja kustannuksiin liittyviä tekijöitä, joita on pitänyt seurata. Tietotekniikkapäällikön tai asiakkaan on paitsi pidettävä kirjaa useista järjestelmistä, myös hoidettava eri lähteistä tulevia laskuja, eri yhteyshenkilöitä ja useita tukikanavia. Yleiskuvan saaminen on vaikeaa – ja se on resepti ongelmiin!

Nykyaikaiset viestintäalustat ovat pilvipohjaisia

Kauan sitten katsottiin kannattavaksi ostaa fyysinen järjestelmä, joka on yhdistettävä ja ylläpidettävä eri maiden välillä. Nykyaikainen tapa ostaa PBX-palveluja on nykyään hankkia luotettava, kattava palveluntarjoaja, joka on ajan tasalla uusimpien ominaisuuksien suhteen ja tietää, mitä pohjoismaiset yritykset tarvitsevat. Pilvipohjaisen palvelun avulla sinulla on aina pääsy uusiin kehityskohteisiin ja teknologioihin ilman, että sinun tarvitsee pyytää niitä. Nykyään kaikki puhelinpalvelujen tarjoajat pyrkivät tarjoamaan asiakkailleen jatkuvasti uusinta uutta – ja uusinta uutta on pilvipalvelu!

Integroimalla puhelin- ja puhelinvaihdejärjestelmät muihin työkaluihin, kuten Microsoftin järjestelmiin, on myös mahdollista tehostaa työtäsi entisestään. Kun kalenteri on synkronoitu, sen ei tarvitse koskaan soida uudelleen kesken meneillään olevan kokouksen, ja kun CRM on yhdistetty puhelinvaihteeseen, näet heti, mitä meneillään olevia keskusteluja tai aiempia haasteita soittavalla asiakkaalla on.

Lukuvinkki: Miksi fintech-yritys Iynett päätti integroida CRM:nsä vaihtopalveluun

Asiakastyytyväisyys riippuu yhdenmukaisesta järjestelmästä

Jos sinulla ei ole hyvää digitaalista alustaa kaikkialla Pohjoismaissa, vaarana on, että sisäinen viestintä epäonnistuu, mutta se voi vaikuttaa myös yleiseen asiakastyytyväisyyteen. Hankkimalla kokonaisvaltaisen ratkaisun on yhtä helppoa saada apua Bergenissä asuvalta kollegalta kuin jos hän istuisi vieressäsi Tukholman toimistossasi. Yrityksen puhelinvaihteeseen soittavalle asiakkaalle välitys on hyvin paljon tekijä, joka paljastaa, pidättekö yrityksessä todella silmällä toisianne – vai toimitteko omissa siiloissaan. Yhteinen järjestelmä tarkoittaa, että kaikilla on pääsy asiakastietoihin – riippumatta siitä, kenen kanssa tai missä kanavassa asiakas on puhunut aiemmin.

Synergioiden luominen maiden välille

Kun toimistot ovat samassa asemassa, on myös suuri mahdollisuus vertailla tehokkuutta maakohtaisesti tai osastoittain. Tuloksia ja tarpeita on helpompi mitata samoissa tiloissa yhteisellä alustalla – tämä on suuri etu esimerkiksi silloin, kun on kyse toimistojen välisestä oikeasta henkilöstömitoituksesta.

Lukuvinkki: Siedle Nordic: ”Meillä on nyt yksi puhelinvaihde kaikissa Pohjoismaissa”

Toimistot yhdistävä puhelinvaihde ja puhelinvaihde.

Videopuhelut, sähköpostit ja tekstiviestit ovat kaikki hyviä ja hyviä, mutta tehokkaan, selkeän ja suoran viestinnän kannalta tärkeintä on aina ollut puhelinsoitto! Kun käytössä on yhteinen alusta, jossa puhelin ja puhelinvaihde ovat olennainen osa liiketoimintaasi, on helppo kehittää viestintääsi moniin eri suuntiin – sekä sisäisesti että asiakkaiden kanssa.

Monet nuoremman sukupolven edustajat haluavat keskustella yritysten kanssa viestinnän ensimmäisenä askeleena. On helppo lähettää Facebook-viesti kysyä laskusta ja helpompi chattailla asiakaspalvelun kanssa, jos kirjautumisvaikeuksia on jossain. Mitä pienemmästä ongelmasta on kyse, sitä nopeammin odotat saavasi apua. Viestintä tapahtuu asiakkaan ehdoilla, eikä sosiaalista mediaa, chat-robotteja tai itsepalveluportaaleja pidä hylätä vain siksi, että yritys ei ole tyytyväinen näihin viestintäkanaviin. Yhteinen digitaalinen pilvialusta viestintään tarjoaa loistavat mahdollisuudet aloittaa uusien kanavien käyttö – ilman, että sinun tarvitsee kehittää mitään itse.

Yksi ainoa AD-ohjelma täydelliseen yleiskatsaukseen

Kattavassa AD:ssä (Active Directory) voit helposti kerätä tietoja koko yrityksesi henkilöstöstä – kaikissa toimintamaissa. Siihen syötetään kaikkien työntekijöiden pätevyys, osasto, nimike, lähin esimies, kustannuspaikka ja vastuualueet – täydellinen luettelo, aivan yksinkertaisesti. Hyvin toimivan AD:n avulla saat yrityksesi kaikkien työntekijöiden masterin, joka synkronoituu myös muiden yrityksesi tarvittavien järjestelmien ja työkalujen kanssa.

AD:tä isännöidään yleensä Microsoft-ympäristössä, minkä vuoksi ulkoisten toimittajien on helppo muodostaa siihen yhteys. Sekä puhelin- että palkanlaskentajärjestelmät saavat kaikki tietonsa täältä, eikä työntekijöidesi tarvitse päivittää tietojaan useaan eri paikkaan.

Kielellisten erojen helpottaminen

Kulttuurieroja on myös paljon helpompi kaventaa, kun voitte olla yhteydessä toisiinne suoraan matkapuhelimillanne. Esimerkiksi paikallisia nimikkeitä voi olla hyvin vaikea kääntää, jolloin tehtävät ja vastuut voivat jäädä epäselviksi. Pahimmassa tapauksessa sinulla Ruotsissa ei ole aavistustakaan, mitä myymäläpäällikkö* tarkoittaa, mikä tarkoittaa, että kollegasi Ahvenanmaan toisella puolella saattaa saada väärän puhelun kytkettyä hänelle.

Yhteisen ratkaisun avulla tämä ongelma on helppo ratkaista. Jokaiselle henkilölle annetaan järjestelmässä eri nimikkeet valitun kielen mukaan, ja hakuja on helppo tehdä eri osaamisalueiden välillä. Seuraavan kerran, kun on aika yhdistää puhelu tai tehdä yhteistyötä tehtävässä, on helppo löytää oikea henkilö heti ensimmäisellä yrittämällä!

*myymäläpäällikkö

Säästää suuria kustannuksia samalla järjestelmällä

Siirtyminen yhteen puhelin- ja puhelinvaihdejärjestelmään kaikissa toimistoissa tuo merkittäviä kustannushyötyjä koko organisaatiollesi. Seuraavassa on neljä keskeistä tekijää:

1. yksi toimittaja 15:n sijasta

Jos sinulla on aiemmin ollut erilliset puhelinjärjestelmät kussakin maassa, ei ole epätavallista, että tämä on edellyttänyt eri operaattoreita sekä matkapuhelin- ja kiinteän verkon tarjoajia. Hankkimalla yhteisen viestintäalustan yhden ja saman toimittajan kautta voit säästää paljon laskutukseen, vuoropuheluun ja tukeen liittyvää hallintoa – ja siten myös paljon rahaa.

2. kiinteämääräiset tilaukset kaikille maille.

Ruotsissa on jo pitkään ollut tapana periä sama hinta riippumatta siitä, mihin puhelinnumeroon soitat maan sisällä. Tanskaan tai Norjaan soittaminen kollegalle on kuitenkin rinnastettu ulkomaanpuheluihin, vaikka kuulutte samaan yritykseen. Kun sinulla on yksi puhelinvaihde, saat kaikki numerosi yhden sopimuksen piiriin ja vältyt ulkomaanpuheluista perittäviltä lisämaksuilta.

3. ilmaiset puhelut koko Pohjoismaissa

Sen lisäksi, että voit soittaa toisillesi ja kollegoillesi ilmaiseksi, saat jaetun puhelinvaihteen avulla myös ilmaisia puheluita koko Pohjoismaihin, myös yrityksesi ulkopuolelle, kun soitat lankapuhelinnumeroihin tai matkapuhelinliittymiin.

4. Jatkuvat päivitykset kytkinlaitoksessa.

Pilvipalvelun avulla sinun ei tarvitse itse pysyä ajan tasalla viimeisimmistä uutisista, eikä sinun tarvitse maksaa uusien ominaisuuksien käyttöönotosta. Sen sijaan tämä sisältyy sopimukseen, ja palveluntarjoajasi varmistaa, että käytössäsi on aina uusimmat tiedot.

Yhteenveto: 5 yhteisen viestintäalustan etua.

Yleiskatsaus ylläpitäjille. Kun kaikki työntekijät ovat yhteydessä samaan järjestelmään, sinun tarvitsee syöttää ja päivittää tietoja vain yhdessä paikassa.

Yksi ainoa sopimus koko Pohjoismaissa. Yksi toimittaja sekä puhelin- että puhelinvaihteen osalta tarkoittaa, että saat sekä yhden laskun että yhden yhteydenottoreitin.

Tarkista kollegoiden tilanne reaaliajassa. Näet matkapuhelimestasi tai tietokoneeltasi tarkalleen, milloin kollegasi ovat tavoitettavissa sekä paikallisesti että muissa maissa.

Synkronoidut työkalut. Yhdistämällä CRM- ja muut liiketoimintajärjestelmät puhelinjärjestelmään saat viestinnän lisäksi myös työn yhteen paikkaan.

Tyytyväisempiä asiakkaita kaikkialla Pohjoismaissa. Jokainen ongelma ratkaistaan tehokkaammin, kun olette yhteydessä toisiinne sisäisesti, mikä tarkoittaa, että asiakkaat saavat apua nopeammin.

Aloita Telavoxin kanssa jo tänään!

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa tai osta nyt ja koe rajoittamaton liiketoimintakutsu.