Miten menestyä hybridityöpaikalla

Jaksot

Aloita Telavoxin kanssa jo tänään!

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa tai osta nyt ja koe rajoittamaton liiketoimintakutsu.

Käytännön vinkkejä toimiston ja etätyön yhdistämiseen.

Johdanto

Jos sinulla olisi mahdollisuus valita, haluaisitko työskennellä mieluummin kotoa käsin, koska tiedät, että voit työskennellä häiriöttä ja siten olla tehokkaampi? Tulisitko mieluummin joka päivä toimistoon tapaamaan kollegojasi? Vai oletko kuten useimmat meistä ja pidät enemmän yhdistelmästä? Useimmat pandemian aikana kotoa käsin työskennelleet ihmiset haluavat tehdä niin jatkossakin. Riippumatta siitä, milloin pandemia loppuu, työntekijät vaativat jatkossakin joustavia työoloja. Vaikka useimmat ihmiset eivät halua työskennellä koko ajan kotoa käsin, he haluavat tehdä etätyötä ainakin jossain määrin, ja 80 prosenttia on sitä mieltä, että kotona työskentely on toiminut hyvin.

Tulevaisuuden työpaikat koostuvat hybriditiimeistä, joista osa työskentelee paikan päällä ja osa kotona tai Costa Rican rannalla. On kuitenkin myös tärkeää muistaa, että useimpien mielestä täysin digitaaliset kokoukset toimivat paremmin kuin hybridikokoukset. Tulevaisuuden menestyksekkään työpaikan avain on tasapainon löytäminen etätyötä tekevien ja toimistossa työskentelevien tarpeiden välillä.

Mitä siis tarvitaan, jotta työpaikka, jossa on säännöllisiä hybridikokouksia, toimisi yhtä hyvin kuin perinteinen työpaikka? Mielestämme sinun on rakennettava sisäisesti kestävä infrastruktuuri, jossa osa henkilöstöstä on toimistossa ja osa kotona. Tässä oppaassa autamme sinua luomaan hybridityöympäristön, joka auttaa yritystäsi sopeutumaan tähän uuteen työmuotoon sekä tuleviin muutoksiin.

Valkoiseen paitaan pukeutunut mies katselee puhelintaan, jonka vasemmassa yläkulmassa on graafinen hanska ja oikeassa alakulmassa graafinen näytönohjain.

Hybridityöpaikan määritelmä

Monille pandemia oli ensimmäinen kerta, kun he kokivat hybridityöpaikan. Jotkut työskentelivät kotoa käsin, kun taas toiset työskentelivät edelleen toimistossa, mikä johti uudenlaiseen lähestymistapaan digitaalisiin kokouksiin. Hybridityöpaikka on yksinkertaisesti toimisto- ja etätyön yhdistelmä. Vaikka hybridityöpaikka oli aluksi monille pakko toteuttaa, se on helpottanut kunkin työntekijän erityistarpeiden täyttämistä ja työn ja yksityiselämän tasapainottamista.

Digitaaliset kokoukset, joissa jokainen osallistuja istuu kannettavan tietokoneensa takana, toimivat yleensä hyvin. Toki joskus huono internetyhteys heittää osallistujat ulos, ja toisinaan koiranpentu haukkuu taustalla, mutta yleensä kokoukset ovat melko vakaita. Ongelmat voivat kuitenkin lisääntyä, kun kokouksista tulee hybridikokouksia. On paljon vaikeampaa varmistaa, että kaikki saavat saman tilan, kun jotkut istuvat neuvotteluhuoneessa vastakkain ja toiset kotona. Tämä voi selvästi vaikuttaa kokousten lopputulokseen, sillä kokouksen osanottajat voivat helpommin kommunikoida keskenään ja saada asialistansa läpi. Tätä aluetta voidaan ehdottomasti parantaa.

Työntekijät haluavat jatkaa etätyöskentelyä…

Työntekijät pyrkivät jatkossakin joustavuuteen ja siihen, että he voivat hallita paremmin sitä, missä ja miten he työskentelevät. Microsoftin vuonna 2021 tekemässä tutkimuksessa 73 prosenttia työntekijöistä vastasi haluavansa jatkossakin joustavia etätyömahdollisuuksia. Ruotsalaiset ja internet 2021 -tutkimuksessa puolet ruotsalaisista ammattilaisista työskenteli kotoa käsin vuonna 2021. 9 kymmenestä kotoa käsin työskennelleestä haluaa jatkaa etätyötä myös pandemian jälkeen.

Graafiset ympyrät osoittavat, että 73 prosenttia haluaa jatkossakin käyttää joustavia vaihtoehtoja etätyöhön, 50 prosenttia kaikista ruotsalaisista ammattilaisista työskentelee kotoa käsin vuonna 2021, ja yhdeksän kymmenestä haluaa jatkaa kotoa käsin työskentelyä myös pandemian jälkeen.

…ja heidän pitäisi saada tehdä niin.

Hybridityöpaikka ei kuitenkaan johda pelkästään onnellisempiin työntekijöihin, vaan se on myös tuottavuuden menestystekijä. BCG:n tutkimuksessa 75 prosenttia vastaajista, jotka olivat työskennelleet etätyössä pandemian aikana, kertoi, että he olivat yhtä tuottavia kuin ennenkin suorittaessaan yksittäisiä tehtäviään. Noin 50 prosenttia sanoi olevansa vähintään yhtä tehokkaita myös silloin, kun he hoitavat yhteisiä tehtäviä, jotka tavallisesti hoidettaisiin fyysisessä neuvotteluhuoneessa kollegoiden kanssa.

Kaavio etätyöstä, jossa näkyy kahdella ympyrällä, että 75 prosenttia sanoo olevansa yhtä tuottavia kotona kuin töissä ja 50 prosenttia sanoo olevansa vähintään yhtä tuottavia tehdessään jaettuja tehtäviä.

Tulevaisuuden toimisto

Toimistotilojen parempi suunnittelu

Yksi hybridityöskentelyn myönteinen puoli on, että yritykset voivat vähentää toimistotiloja ja siten kustannuksia. Voi kuitenkin olla vaikeaa selvittää, kuinka paljon tilaa tarvitaan, kun ei tiedetä, kuinka monta työntekijää tulee päivittäin. Työpaikan suunnittelu siten, että se tukee sekä paikalla että etänä työskenteleviä työntekijöitä, on tietenkin mahdollista, mutta on otettava huomioon muutamia asioita, kuten se, miten huoneet suunnitellaan ja miten työtilat jaetaan.

Hot desking ja hotellikäyttö

Hot-desking tarkoittaa, että työntekijöillä ei ole omaa työpaikkaa, jossa he istuvat joka päivä, vaan he vain valitsevat vapaan tilan. Työntekijöitä on enemmän kuin työpöytiä, ja käytössä on vain niin monta työpöytää ja huonetta kuin tarvitaan. Kun hybridityöympäristö yleistyy, myös hot-desking yleistyy. Hoteling on pohjimmiltaan sama konsepti, mutta se edellyttää, että varaat toimistotilan sovelluksen tai muun ohjelmiston kautta ennen kuin voit käyttää sitä. Voit asettaa sääntöjä sille, kuinka usein kukin työntekijä voi varata tilan, ja päättää esimerkiksi, että kukin työntekijä voi varata toimistotilan kahdesti viikossa.

Muista: ota huomioon työntekijät, joilla on erityistarpeita. Ne, joilla on pieniä lapsia kotona ja joiden kumppani on vanhempainvapaalla, haluavat varmasti tulla joskus tai koko ajan. Äläkä unohda, että kaikki eivät viihdy kotona työskentelyssä. Esimerkiksi nuorempi sukupolvi, joka on ensimmäisessä työpaikassaan, asuu usein pienemmissä asunnoissa ja haluaa kokea työelämän ”oikeasti” ja paikan päällä. Tarkista siis työpöytätilanne ja punnitse, haluatko asettaa etusijalle esimerkiksi nuoremmat työntekijät ja pienten lasten vanhemmat.

Ryhmä ihmisiä on kokoontunut maalaismaisen korkean pöydän ja baarijakkaroiden ympärille pienen yrityksen toimistoon.

Miten toimistot olisi järjestettävä?

Yhdistä kokous- ja yhteistyötilat ja varmista, että keskittymistä ja sosiaalista vuorovaikutusta varten on erilliset tilat. Jos työntekijät tulevat tiloihin pääasiassa seurustelemaan, kokouksiin ja yhteistyöhön, haluat luoda inspiroivan, sosiaalisen ympäristön. Jos mahdollista, varmista, että sinulla on joitakin pienempiä keskittymishuoneita. Jos käytössäsi on vain isompia kokoushuoneita, niitä on ehkä varattava myös kahdenkeskisiä tapaamisia varten. Sen varmistaminen, että työntekijät voivat soittaa puhelun yksityisesti tai vain istua hetken aikaa syrjäisessä tilassa, on yhtä tärkeää kuin se, että käytössä on suurempia tiloja sosiaalista kanssakäymistä varten.

Miten olemassa oleva työtila mukautetaan hybridiolosuhteisiin?

Hybriditoimistoympäristön pitäisi sopia kaikille työntekijöille – työskentelivät he sitten kotona, toimistossa tai molemmissa. Koska monissa toimistoissa ei kuitenkaan ole mahdollista laajentaa huoneiden määrää, voit tehdä muita fiksuja mukautuksia.

  • Videoneuvottelut – kaikki yritykset tarvitsevat järjestelmän, jolla varmistetaan sujuva viestintä työntekijöiden ja etätyöntekijöiden välillä. Siksi kaikissa neuvotteluhuoneissa olisi oltava kamera, vakaa internetyhteys, VoIP, videoneuvotteluohjelmisto ja – jos kyseessä on suurempi tila – mikrofonit erinomaisen äänenlaadun varmistamiseksi.
  • Luo eri alueita – vaikka on mahdotonta rakentaa, voit nimetä tiettyjä alueita eri toiminnoille. Toimintoperusteisessa lähestymistavassa jotkin alueet muutetaan sosiaalisiksi tiloiksi, toiset taas keskitetyn työn paikoiksi. Erillinen osa toimistosta voidaan kalustaa työpöydillä, joissa työntekijät voivat varata paikan niille päiville, jolloin he tulevat.
  • Huonevarausjärjestelmä – jotta toimistolla olevilla on aina huone kokouksia varten, eikä etäkokousten osallistujien tarvitse koskaan odottaa tyhjän huoneen löytymistä.
  • Modulaariset kalusteet – käytä joustavia kalusteita, jotka voidaan räätälöidä yrityksesi tarpeisiin sopiviksi. Voit koota ja purkaa niitä ja säätää näin esimerkiksi käytettävien työpöytien määrää.
  • Ulkoilmaympäristöt – älä unohda, että kevyemmät kokoukset voidaan pitää ulkona, jos sää sallii, ja miksi et yhdistäisi niitä kävelyyn, jotta askelmittari käynnistyisi?

Esineiden internetin vinkki: Asenna IoT-anturit laskemaan, kuinka monta ihmistä on tällä hetkellä toimistossa. Näin voit myös tunnistaa, mitkä työpöydät tarvitsevat siivousta sen perusteella, kuinka usein niitä on käytetty.

Parempien olosuhteiden luominen kotitoimistoille

Työntekijöiden työ- ja yksityiselämän paremman tasapainon varmistaminen on tärkeä osa hybridityöskentelytapaa. Työntekijät arvostavat sitä, ettei heidän tarvitse tehdä työmatkoja joka päivä, että he löytävät helpommin aikaa liikunnalle tai että he voivat vain tasapainottaa elämäänsä sujuvammin. Edellä mainitussa Microsoftin vuonna 2021 tekemässä tutkimuksessa 42 prosenttia sanoo kuitenkin, että heillä ei ole kotona toimistotarvikkeita, ja 10 prosentilla ei ole kunnollista internet-yhteyttä. Jotta hybridityöpaikka toimisi, kaikille kotona työskenteleville on luotava oikeat olosuhteet.

Mitä teknisiä laitteita tarvitaan?

Teknologia on tietenkin avaintekijä, ja tarvitset yhden tai useamman älykkään ratkaisun. Jotkut haluavat käyttää Microsoft Teamsia kaikkeen viestintään, kun taas toiset yhdistävät Googlen eri ratkaisuja esimerkiksi Slackin kanssa. Olipa ratkaisu mikä tahansa, haluat löytää tavan, jolla kotona työskentelevät ihmiset voivat kommunikoida yhtä helposti kuin toimistossa vastakkain istuvat. Yksi vinkki on luoda kanavia ja keskusteluryhmiä. Voit luokitella keskustelunaiheet eri Teams-kanaviin tai luoda keskustelukanavia, jotka käsittelevät työhön liittyviä aiheita ja muita tärkeitä aiheita, kuten after work. Et tietenkään voi tarjota työntekijöille isompia asuntoja tai parempaa sisäilmastoa, mutta joitakin käytännön järjestelyjä on suositeltavaa tehdä. Kaikkien työntekijöiden varustaminen näytöllä, näppäimistöllä, työtuolilla ja kuulokkeilla voi vaikuttaa paljon! Tietenkin myös nostettava ja laskettava työpöytä voi tuoda merkittäviä parannuksia kotiin, mutta investoinneille on rajansa. Useimmat työntekijät ymmärtävät, että et voi ottaa täyttä vastuuta kotiympäristöstä.

6 vinkkiä hybridivideoneuvottelujen onnistumiseen

Verkkovideokokoukset ovat yleensä tehokkaampia kuin henkilökohtaiset kokoukset. Itse asiassa ne johtavat kerrankin jopa siihen, että ihmiset saapuvat paikalle ajoissa! On kuitenkin otettava huomioon joitakin yksityiskohtia. Useimmat nykyiset digitaaliset kokoukset, joissa yhdistetään toimistossa olevat ihmiset ja etäosallistujat, jäävät usein vajaiksi. Ensisijaisesti pitäisi pystyä tekemään yhteistyötä yhtä hyvin paikasta riippumatta.

Lyhyesti: 6 vinkkiä onnistuneeseen etätyöhön.

Työntekijöiden johtaminen hybridityöpaikalla

Yksi myönteinen näkökohta työntekijöiden digitaalisessa johtamisessa on mahdollisuus luoda läheisempi side. Vaikka ette istuisikaan toimistossa vierekkäin, pääset näkemään työntekijäsi keittiön, kissan tai kumppanin ja pääset tutustumaan hänen kotiympäristöönsä. Itse asiassa saat usein lähempää tietoa heidän elämästään kuin jos olisitte tavanneet toimistossa.

Kaikkia olisi kohdeltava tasapuolisesti

Johtajana sinun on varmistettava, että etätyötä tekevillä on samat mahdollisuudet kuin toimistolla työskentelevillä. Hybridityöpaikka ei saa johtaa minkäänlaiseen erityiskohteluun. Kysy työntekijöiltä, jotta saat paremman käsityksen siitä, mitä he haluavat! Lähetä kyselyitä tai keskustele heidän kanssaan erikseen ja kysy heiltä mm. seuraavaa:

  • Miten he ovat kokeneet kotona työskentelyn?
  • Kuinka moni heistä haluaa työskennellä kotoa käsin?
  • Kuinka monena päivänä he haluaisivat työskennellä kotoa käsin?
  • Kuka tarvitsee/pitäisi tulla toimistoon säännöllisesti?
  • Puuttuuko toimistosta teknisiä laitteistoja?
  • Puuttuuko heiltä kotona mitään varusteita?
  • Tarvitseeko joku koulutusta erityisohjelmissa?

Lisävinkki Seuranta siitä, kuka on käytettävissä ja kuka ei, voi olla melko hankalaa hybridityöympäristössä. Älykkäät ohjelmistot, joiden avulla työntekijät voivat luoda henkilökohtaisia profiileja, joista käy ilmi saatavuus, helpottavat asiaa. Näet helposti, kuka on lounaalla, sairaana kotona tai kokouksessa.

Tiivistelmä

Kun suunnittelet hybridityöpaikkaa, sinun on tarkasteltava työntekijöitä ja heidän tarpeitaan. Työntekijät ovat yrityksen tärkein voimavara, ja suuremman joustavuuden toteuttaminen on tärkeää nykyään, ja se on todennäköisesti entistäkin tärkeämpää tulevaisuudessa. Hybridityöpaikka ei ole väliaikainen ratkaisu, vaan suuri osa yrityksistä toimii tulevaisuudessa näin. Suosittelemme, että aloitat mahdollisimman pian. Viimeinen muistutus kuitenkin vielä: jos työntekijöille annetaan mahdollisuus työskennellä kotoa käsin paremman työn ja yksityiselämän tasapainon saavuttamiseksi, sillä voi olla myös kielteisiä piirteitä. Toimisto, työtoverit ja työmatkat voivat korvautua loputtomilla työtunneilla. Jotkut työntekijät huomaavat, että he voivat halutessaan täyttää kalenterinsa kokouksella kokouksen toisensa jälkeen ja olla verkossa chatissa 24/7. Microsoftin edellä mainitussa vuonna 2021 tehdyssä tutkimuksessa havaittiin, että MS Teamsin kokouksiin käytetty aika yli kaksinkertaistui vuonna 2020. Keskimääräinen Teams-kokous oli pidempi, ja chatissa ja sähköpostissa käytetty aika kasvoi.

Koska monet ihmiset kokevat, että he voivat työskennellä entistä enemmän kotoa käsin, he saattavat vaarantaa loppuun palamisen. Itse asiassa 54 prosenttia koki itsensä ylityöllistetyksi ja 39 prosenttia uupuneeksi. Viimeinen muistutuksemme on siis pitää säännöllisiä kokouksia kaikkien kanssa ja varoittaa varoitusmerkeistä. Hybridityöpaikan pitäisi olla yhtä hyödyllinen työntekijöille kuin yritykselle itselleen – ei koskaan työntekijöiden kustannuksella.

Me Telavoxilla olemme omistautuneet helpottamaan viestintää yritysten sisällä ja niiden välillä. Olemme kehittäneet ratkaisun, joka tekee työpäivistä helpompia ja miellyttävämpiä käyttämällä yhtä sovellusta puheluihin, tekstiviesteihin ja videoneuvotteluihin.

Ota yhteyttä, jos haluat tutustua meihin paremmin!

Aloita Telavoxin kanssa jo tänään!

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa tai osta nyt ja koe rajoittamaton liiketoimintakutsu.