Miten saat kaiken irti Microsoft Teamsista integroimalla sen puhelinratkaisuusi.
Johdanto
Nykyään ei riitä, että yrityksellä on käytössään uusin teknologia tai suosituimmat järjestelmät, jotta se voisi harjoittaa tehokasta liiketoimintaa. Sen sijaan ollaksesi todella ketterä työpaikka on välttämätöntä rakentaa yrityksesi älykkäiden työskentelytapojen ja menetelmien ympärille, jotka helpottavat sujuvaa yhteistyötä – sekä sisäisesti että ulkoisesti. Yksi suosituimmista työkaluista tämän saavuttamiseen on Microsoft Teams. Monet yritykset eivät kuitenkaan hyödynnä Teamsin kaikkia mahdollisuuksia. Tässä oppaassa tarkastelemme yhteistyön merkitystä nykypäivän organisaatioissa ja annamme suosituksia siitä, miten voit rakentaa koko yrityksesi viestinnän suoraan Teamsiin – puhelinvaihteesta ja puhelinyhteydestä videokeskusteluun ja CRM:ään.

Teams vaikuttavat koko organisaatioon – tee siitä sinulle hyödyllinen.
Monille yrityksille Teams ei ole vain yksi IT-järjestelmä, jossa voit järjestää tiedostojasi älykkääseen kansiorakenteeseen tai pitää videokokouksia kollegoiden kanssa. Pikemminkin Teamsin käyttö on jotain, joka tukee jokaista tehtävääsi. Teamsia käytetään koko työpäivän ajan, chat-viesteistä kokousten suunnitteluun. Se on paikka kaikille työkaluille ja järjestelmille, joita organisaatiosi tarvitsee päivittäin. Koska sitä käytetään paljon, on tärkeää, että saat alustasta kaiken irti. Yksi parhaista tavoista tehdä se on integrointi muiden työkalujen kanssa.
Integraatiot kaikkeen tarvitsemaasi – puhelintoiminnoista tilastoihin
Se on sanottu ennenkin, ja se on syytä toistaa: työ ei ole enää fyysinen paikka vaan tehtävä. Nykyään työskentelemme milloin tahansa ja mistä tahansa – ja kaikki, mikä voi edistää tätä nykyaikaista työskentelytapaa, on mahdollisuus, johon haluamme tarttua. Teamsin ainutlaatuinen etu on se, että se on yksi ainoa työkalu, joka kokoaa muut järjestelmät oman sateenvarjonsa alle – CRM-järjestelmistä chat-robotteihin ja tavalliseen puhelinyhteyteen. Teams integroituu tällä hetkellä yli 300 ohjelmaan ja sovellukseen, ja määrä kasvaa jatkuvasti. Kun on kyse viestinnästä, ei ole parempaa vaihtoehtoa kuin Teamsin integroiminen puhelinvaihteeseen.

Puhelin- ja vaihdejärjestelmät Teams sovelluksessa – miten ne toimivat?
Älykäs puhelinjärjestelmä on avain tehokkaaseen viestintään lähes jokaisessa yrityksessä, riippumatta siitä, työskenteletkö tietokoneen ääressä vai haluatko osallistua konferenssipuheluun matkapuhelimellasi. Jos organisaatiossasi on jo käytössä Teams, toisen viestintäratkaisun lisääminen voi tuntua tarpeettoman monimutkaiselta. Tärkeintä on kuitenkin käyttää Teamsin kanssa integroitavissa olevaa puhelinjärjestelmää. Telavoxin ratkaisun avulla saat pääsyn puhelinvaihteeseen suoraan Teamsissa. Näin voit soittaa ja siirtää puheluita yhdessä käyttöliittymässä ilman, että sinun tarvitsee poistua Teamsista.
Puhelintoiminta Teamsissa – esimerkkejä siitä, mitä siihen sisältyy
- Synkronoitu saatavuus. Saatavuutesi synkronoidaan kullakin alustalla. Oletko kokouksessa? Olet automaattisesti kirjautunut ulos tukijonoista. Puhelun aikana? Tilasi Microsoft Teamsissa päivittyy vastaavasti.
- Kerätyt yhteystiedot. Kaikki yhteystietosi haetaan suoraan Outlookista, joten voit soittaa heille suoraan heidän matkapuhelimeensa tai lankapuhelimeensa – riippumatta siitä, käyttävätkö he Teamsia vai eivät.
- Vastaanottajalle näytettävä numero. Sinä päätät, mitä numeroa näytetään, kun soitat – toimiston numero, matkapuhelinnumero tai puhelinvaihteen numero.
- Uudet puheluilmoitukset.Vastaa puheluihin suoraan Teamsissä, kun ne soivat, tai siirrä puhelut lankapuhelin- tai matkapuhelinnumeroosi.
Saumaton viestintä
Kun puhelinpalvelut ja puhelinvaihde on koottu yhteen paikkaan, helpotat sekä työntekijöiden välistä sisäistä viestintää että niitä liiketoiminnan osia, jotka ovat päivittäin yhteydessä ulkoisiin asiakkaisiin. Asiakaspalvelun ei enää tarvitse selata eri järjestelmiä löytääkseen vastauksia kysymyksiin ja ottaakseen puheluita vastaan. Sen sijaan he voivat tehdä kaiken työnsä suoraan Teamsissa, ja yhteystietosi on koottu yhteen paikkaan. Puhelinpalvelun ja CRM:n luonnollisen yhteyden ansiosta esimerkiksi henkilön yhteystietokortti on myös helppo ja nopea tuoda esiin suoraan puhelun aikana – jolloin näet, mitä aiempaa yhteydenpitoa hänellä on ollut kanssasi. Se, että Teams tarjoaa puhelimen ja puhelinvaihteen lisäksi useiden eri työkalujen integroinnin, tarkoittaa myös sitä, että pääset helposti käsiksi sähköpostiin, mahdollisiin analyysityökaluihin tai tiketöintijärjestelmiin yhdestä paikassa – ja kaikki tämä puhelun aikana. Selaimen välilehtien ja sovellusikkunoiden välillä vaihtamisesta tulee menneisyyttä, kun kaikki viestintäsi hoidetaan suoraan Teamsissa.
Tilastot ja tiedot suoraan Teamsissa
Kun puhelin- ja vaihde-järjestelmäsi on Teamsissa, voit myös käyttää analyysityökaluja saadaksesi täydellisen yleiskuvan suorituskyvystäsi. Näin voit helposti saada puheluratkaisustasi tilastoja, joiden avulla voit analysoida tilastoja, kuten puhelun kestoa ja jonotusaikoja. Kun ymmärrät, miten Teamsia ja puhelintasi käytetään, voit toimia ennakoivammin. Näin voit esimerkiksi nähdä, milloin sinun on lisättävä asiakaspalvelijoiden määrää, tai käyttää Teamsin chattia toimiaksesi, kun näet muuttuvia puhelutapoja.
4 hyötyä Teamsin liittämisestä puhelintoimintoihin
Integroimalla puhelinpalvelun ja puhelinvaihteen Teamsin kanssa laajennat mahdollisuuksia olla tehokkaampi vuorovaikutuksessa sekä asiakkaiden että kollegoiden kanssa. Se, ettei sinun tarvitse käsitellä eri järjestelmiä, käyttöliittymiä, käyttäjäprofiileja ja kirjautumistunnuksia, on vain pieni osa Teamsin hienoista puolista – tässä on neljä muuta etua! Kun pääset jatkuvasti samaan ympäristöön ja saat suoran yhteyden kaikkiin tarvittaviin henkilöihin, tehokkaan viestinnän esteet yksinkertaisesti minimoituvat. Yhteistyö on yksinkertaista ja helppoa!
Telavox Teams palvelussa
Telavoxilla pyrimme jatkuvasti kehittämään puhelin- ja vaihde-ratkaisumme integrointia Teamsin kanssa. Meillä on vankka tietämys ja ymmärrys siitä, mitä markkinat vaativat ja mitä asiakkaamme tarvitsevat. Jos haluat lisätietoja integraatiosta, ota meihin yhteyttä.