Luo myönteinen yrityskulttuuri etätiimin kanssa

Jaksot

Aloita Telavoxin kanssa jo tänään!

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa tai osta nyt ja koe rajoittamaton liiketoimintakutsu.

Mikään ei ole ollut ennallaan sen jälkeen, kun Maailman terveysjärjestö (WHO) ilmoitti tuntemattoman viruksen löytymisestä Hubein maakunnassa Kiinassa. Yritysten on täytynyt sopeutua nopeasti, ja monet ihmiset työskentelevät nyt kotoa käsin. Voisi melkein sanoa, että koronavirus on käynnistänyt maailman suurimman työpaikkakokeilun.

Johdanto

Telavox on yritysviestinnän asiantuntija, jonka tavoitteena on tehdä työelämästä hauskempaa ja tuottavampaa oikeilla digitaalisilla työkaluilla. Yhteistyössä The Hows -toimiston organisaatioasiantuntija Johanna Olssonin kanssa opastamme sinua siinä, miten voit luoda tiimillesi parhaat edellytykset tehdä yhteistyötä etänä. Kerromme, mitkä digitaaliset työkalut helpottavat työskentelyä, ja jaamme strategisia vinkkejä siitä, mitä sinun yrittäjänä kannattaa miettiä nyt – ja koronakriisin jälkeen.

Nainen kuulokkeiden kanssa toimistoympäristössä

Miten luoda myönteinen yrityskulttuuri etätiimin kanssa?

Kun teemme etätyötä, monet tarpeet, joita meillä on ihmisinä työympäristössä, korostuvat. Tarvitsemme turvaa, kuulumista ja pätevyyden tunnetta. Tämä vaikeutuu, kun teemme etätyötä. On helpompaa tuntea olevansa irrallaan työn sosiaalisista näkökohdista, kun meillä on puute luonnollisista sosiaalisista kohtaamispaikoista työpaikalla, kuten lounaalla, kahvitauoilla tai kun törmäämme toisiimme ennen kokousta. Tunnemme myös itsemme epävarmemmiksi siitä, mitä projekteissa ja yrityksessä yleensä tapahtuu, kun emme enää saa samanlaista yleiskuvaa ja voimme kommunikoida kuten henkilökohtaisesti tavatessamme.

Ahdistus voi viedä yhteistyöhalukkuuden.

Samaan aikaan työtapa voi tuntua myös uudelta ja vieraalta. Saatamme alkaa kyseenalaistaa omaa osaamistamme, mikä voi johtaa muun muassa motivaation menetykseen ja masennuksen tunteeseen. Tunnemme entistä suurempaa tarvetta puolustaa itseämme ja todistaa itseämme. Tämä puolestaan vie voiton yhteistyöhalukkuudesta. Saatamme alkaa kontrolloida toisiamme saadaksemme takaisin hallinnan tunteen. Saatamme reagoida tavoilla, jotka saattavat tuntua hyvin oudoilta. Mutta se on itse asiassa aivan luonnollista ja liittyy ihmisen perustarpeisiin.

Perustarpeiden tyydyttämisen tärkeys

Kriisin aikana voimme paremmin vaihtaa asioita, jotka auttavat meitä täyttämään perustarpeemme. Näemme esimerkiksi yhä useammin, että tiimit pyrkivät lisäämään yhteenkuuluvuuden tunnetta digitaalisilla kahvitaukoilla ja AW:llä.

Webinaari: Miten saada etätyö todella toimimaan?

7 vinkkiä siihen, miten etäryhmä pysyy kasassa

Työnantajana on tärkeää, että olet selvillä odotuksista ja luot hyvät rakenteet. Vähintään yhtä tärkeitä ovat ihmissuhdetyön välineet, kuten palauteprosessit, ihmissuhteiden rakentamisen tavat ja jatkuva työ turvallisuuden ja avoimuuden rakentamiseksi tiimissä.

1. luo tai kehitä yrityksen arvot

Kun tiimi työskentelee etätyönä, uusien tiimin jäsenten on vaikeampi ymmärtää ja omaksua yrityskulttuuria, koska ette juurikaan tapaa fyysisesti. Siksi on tärkeää, että kommunikoit ja dokumentoit ne arvot, joiden pitäisi läpäistä ja ohjata työntekijöitä heidän päivittäisessä työssään. Yrityskulttuurin tulisi olla selkeästi ilmaistu kaikille organisaation jäsenille, niin uusille kuin vanhoillekin, heti ensimmäisestä päivästä lähtien.

Jotta myönteinen yrityskulttuuri voisi jatkossakin kasvaa, etenkin kun tiimi on maantieteellisesti hajallaan, yrityskulttuuria on arvioitava jatkuvasti. Puhu paljon arvoista työntekijöidesi kanssa. Mitkä arvot ovat heille tärkeimpiä? Ovatko jotkut arvot muuttuneet ajan myötä?

2. Kerro muille kulttuuristasi

Työnantajabrändin kannalta on loistavaa tuoda esiin yrityksen arvot ja se, miten ajattelet niistä. Tämä houkuttelee oikeita lahjakkuuksia ja helpottaa myös uusien työntekijöiden ymmärtämistä ja kulttuuriin sopeutumista – erityisesti etätyötä tekevien työntekijöiden osalta.

Netflix on tunnettu esimerkki yrityksestä, joka jakaa avoimesti yrityskulttuurinsa. Netflixin toimitusjohtaja ja perustaja Reed Hastings julkaisi Netflix Culture: Freedom & Responsibility (Netflixin kulttuuri: vapaus ja vastuu ) -julkaisun vuonna 2009, ja sitä on katsottu lähes 20 miljoonaa kertaa.

3.Tervetuloa uudet työntekijät koko tiimin ja yrityksen edessä.

Kun olet uusi työntekijä yrityksessä, sinulle järjestetään yleensä kierros ja sinut esitellään kollegoillesi. Se ei ole yhtä helppoa, jos työskentelet etätyönä. Mutta se voidaan ratkaista melko helposti. Telavoxilla käytämme sisäistä chattia, johon olemme luoneet erilaisia avoimia chat-huoneita. Yksi chat-huone on nimeltään ”Uusi Telavoxilla”, jossa uudet työntekijät voivat luoda viestin ja kirjoittaa muutaman rivin itsestään. Silloin kaikki yrityksen työntekijät tietävät, että heillä on uusi kollega. Tietenkin on myös mahdollista lähettää tiedot sähköpostitse.

Kannusta uusia työntekijöitä varaamaan tapaamisia sellaisten tiimin jäsenten ja muiden osastojen kollegojen kanssa, joiden kanssa he tulevat työskentelemään tiiviisti. Nämä työntekijät auttavat myös levittämään yrityskulttuuria, ja se on hyvä tapa tutustua toisiinsa henkilökohtaisemmalla tasolla.

4. kannustetaan avoimen viestinnän ja palautteen antamisen ilmapiiriä.

Luo selkeät, yksinkertaiset ja avoimet viestintäkanavat. Tämä edistää avoimuutta ja kannustaa työntekijöitä ottamaan yhteyttä toisiinsa. Telavoxilla käytämme sisäistä chattia laajasti, se on jopa lähes korvannut sähköpostin. Chat madaltaa työntekijöiden välistä viestintäkynnystä, saat nopeampia vastauksia ja se vähentää sähköpostiroskapostia. Johtajana sinun tulisi kannustaa ympäristöä, jossa kaikki osallistuvat tiimissäsi. Chatin kautta keskiöön eivät nouse vain äänekkäät ja ekstrovertit, vaan kaikki tuntevat olonsa mukavaksi ilmaista itseään. Tavoitteena on vähentää byrokratiaa ja muodollisuutta mahdollisimman paljon, jotta työntekijät eivät vaikenisi, mikä ei ole koskaan terveellistä eikä edistä luovuutta.

Telavoxin sisäinen chat on myös loistava väline uusien työntekijöiden perehdyttämiseen. Chat sisältää kaikkien työntekijöiden yhteystiedot, mihin osastoon he kuuluvat, missä maassa he työskentelevät ja kuvan henkilöstä. Jos olet uusi työntekijä, saat näin arvokkaan yleiskuvan yrityksen ihmisistä ja myös siitä, miten yritys on organisoitu. Tässä Telavoxin työntekijä kertoo, miten hän pääsi nopeasti sisään tiimiin viestintäalustan avulla.

Kolme Telavoxin työntekijää keskustelemassa kokoushuoneessa.

5. Aseta odotukset viestintämenetelmille

On tärkeää tehdä selväksi, miten, milloin ja mihin viestintäkanavia käytetään. Saatat haluta hoitaa virallisemman dokumentoinnin sähköpostitse, kun taas rennompi viestintä tapahtuu Slackin tai Skypen kautta.

Sisäinen opas voi auttaa vähentämään epäselvyyttä siitä, mitä ja missä työntekijöiden pitäisi julkaista. Jos tiimisi käyttää eri viestintävälineitä yhteistyöhön (kuten Microsoft Teams tiedostojen jakamiseen tai Slack chattiin), kerro siitä heti kaikille tiimin jäsenille.

6. Pidä viestintä yllä!

Viestintä on ratkaisevassa asemassa onnistumisen tai epäonnistumisen kannalta, kun pysytte yhdessä etäryhmänä. Varaa siksi säännölliset viikoittaiset tapaamiset – yritä pitää vähintään kaksi kokousta. Käykää läpi, mitä tiimi työstää, antakaa tietoa kaikista päätöksistä, jotka voivat vaikuttaa tiimiin, ja kannustakaa palautteen antamiseen ja avoimeen vuoropuheluun. Pyri lisäksi pitämään kokoukset videokonferenssin välityksellä. Näin ihmiset voivat tunnistaa toisensa ja nähdä reaktiot ja ilmeet. Kehonkieli edistää tehokkaampaa viestintää, sillä ihmiset tarkkailevat kehonkieltäsi lähes yhtä paljon kuin kuuntelevat, mitä sanot.

7. Näytä selvästi, milloin olet töissä ja milloin olet vapaa.

Oletko kokouksessa? Vabbailet? Vai oletko joogassa? Ei ole helppoa pitää toisistaan kirjaa, kun olette etäryhmä. On olemassa erilaisia tapoja ilmoittaa, missä olette, esimerkiksi avoin kalenteri tai yhteydenpito sähköpostitse. Telavox-sovelluksessa on ”Profiilit”-asetus. Siellä voit helposti ilmoittaa kollegoille ja asiakkaille, jos olet lounaalla, sairaana jne. Voit valita, mikä numero näkyy ulospäin, ja määrittää, mitä puheluita vastaanotetaan – suoria puheluita tai jonossa olevia puheluita.

Yhteenveto: Miten rakentaa yrityskulttuuria etätyöskentelyssä?

  • Luo tai kehitä yrityksesi arvot.
  • Kerro muille kulttuuristasi.
  • Toivota uudet työntekijät tervetulleiksi koko yrityksen edessä.
  • Rohkaise avointa viestintää ja palautteen antamista.
  • Aseta viestintämenetelmiä koskevat odotukset.
  • Kommunikoi, kommunikoi, kommunikoi!

Aloita Telavoxin kanssa jo tänään!

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa tai osta nyt ja koe rajoittamaton liiketoimintakutsu.